Jako przedsiębiorca w branży wymagającej dużo osobistego zaangażowania musiałem rozwinąć pewien system planowania i zarządzania zadaniami dla siebie i innych. Pracuję dużo, ale mam z tego radość i satysfakcję. Uwielbiam wyzwania. I chcę zarządzać. W tym artykule poznasz bardzo konkretnie opisany system zarządzania sobą, swoją pracą i energią, który wypracowywałem od 2008 roku, kiedy to założyłem pierwszą firmę i który rozwijałem najmocniej w ostatnich 2 latach.

Marketing stanowi mogą ulubioną dziedzinę, bo od niego wszystko się zaczyna. To od niego zależy, za jaką cenę klienci będą gotowi kupować Twoje produkty i usługi. Od niego zależy nastawienie klienta do Twojego handlowca jeszcze zanim zdąży on przyjść na spotkanie. I to m.in. marketing decyduje o tym, do jakiego poziomu rozwinie się Twoja firma.

Spotykam się z tym, że niektórzy przedsiębiorcy próbują robić marketing małą łyżeczką. By spróbować, jak to zadziała. Część z nich po testowej kampanii chce rozszerzyć pakiet rozwiązań dla swojej firmy. Inni zaś nawet, gdy widzą wyniki, mówią „ok, tyle wystarczy”, co oznacza w domyśle „nie chcę lepszego marketingu, większej kampanii”. Z czego to wynika? Myślę, że każdy z nas ma pewien „termostat”, który nie reguluje temperatury, tylko określa poziom sukcesu naszej firmy. I kiedy widzimy możliwość wzrostu naszego przedsiębiorstwa – np. dzięki marketingowi – to obawiamy się zainwestować naszą uwagę, czas naszych ludzi czy też pieniądze, bo podświadomie myślimy, że jak to się uda, to będziemy pracować jeszcze więcej, by obsłużyć nowe zamówienia. Będzie trzeba zwiększyć przepustowość produkcji, zatrudnić nowych ludzi, przeszkolić ich, wdrożyć procesy i zarządzać większym zespołem.

Dlatego uznałem, że zrobię coś, czego początkowo nie chciałem robić. Podzielę się z Tobą moim kompletnym systemem zarządzania sobą w czasie uwzględniającym współpracę z innymi ludźmi – klientami, współpracownikami, dostawcami. Chciałem zachować to tylko dla siebie i ścisłego grona osób tworzących Scorise. Ale nie. Uważam, że większość przedsiębiorców, z którymi pracujemy, w tym też naturalnie nasza firma, dzięki lepszemu zarządzaniu sobą i swoją energią, daleko się rozwinie i stworzy potencjał na przyjęcie nowych klientów i świadome zarządzanie swoim marketingiem.

Niektóre z tych zasad stosuję od lat, a inne są stosunkowo nowe, które przeszły próbę i zacząłem wdrażać je na codzień. Do wdrażania nowych nawyków polecam Ci pobranie aplikacji mobilnej np. Habit Hub i ustawienie pierwszych nawyków, które będziesz śledził. Śledzenie swoich nawyków codziennie jest najważniejsza czynnością, którą zbliża Cię do ich wytrenowania na stałe. Nie ma innej równie ważnej i skutecznej metody. Jeśli nie śledzisz nowych nawyków, to z dużym prawdopodobieństwem nie wprowadzisz żadnej trwałej zmiany – lub będzie Cię to kosztowało znacznie więcej energii.

Jeśli któryś z nawyków będziesz chciał wprowadzić do swojego życia, to wprowadzaj je stopniowo, po jednym. Ustawiaj nowy co dwa tygodnie. Wtedy ten artykuł nie będzie jednym z tysiąca, które kiedyś przeczytałeś i zapomniałeś, ale mam gorącą nadzieję, że weźmiesz sobie z niego coś, co na trwałe wpiszesz w swoje życie.

Zatem – zapraszam do zapoznania się. Same konkrety:

Codziennie:

  1. Zaczynam dzień od dobrego, zdrowego śniadania i medytacji, które kończę o 7:45 w biurze. To staram się stosować od niedawna. Choć zdarza mi się przyjść później do biura, czuję różnicę w jakości mojego nastawienia i energii między spokojnym zaczęciem dnia a rozpoczęciem go, jak już koledzy są w biurze i rozdzwaniają się telefony.
  2. Testuję medytację, ponieważ chcę być bardziej świadomy swoich myśli i zachowań i powodów swoich decyzji. Im lepiej siebie znam, tym lepiej potrafię sobą zarządzić. Wiem, że jestem wąskim gardłem swojej organizacji – jak większość szefów. Im lepszy będę ją, tym lepsza będzie moja firma.
  3. Zaczynam od przejrzenia swojego planu dnia i omówienia z członkami zespołu zadań, które są powiązane z nimi.
  4. Następnie przeglądam pocztę. Jak to robię opisałem w sekcji poniżej.
  5. Na koniec dnia wykonuję planowanie następnego dnia (0,25-0,5 h):
    1. podsumowanie dnia (retrospekcja – co zrobiłem, czego nie zrobiłem i dlaczego, czego się nauczyłem),
    2. planowanie zadań swoich na następny dzień (korekta tygodniowego planu),
    3. przejrzenie wszystkich zadań zespołu (tego nie robię ja, tylko koordynatorzy).
    4. Decyzje dot. wyboru zadań (priorytetów) podejmuję na podstawie ich:
      1. ważności – jaki skutek realny długoterminowy będzie miało wykonanie lub zaniedbanie tego zadania?
      2. pilności – jaki skutek realny będzie miało odłożenie tego zadania w czasie?

Raz w tygodniu:

  1. W poniedziałek robimy edukacyjny status całego zespołu.
    1. Odbywam status z koordynatorami projektów.
    2. Koordynatorzy omawiają zadania na dany tydzień z członkami zespołu.
  2. W piątek rano po przejrzeniu poczty robię podsumowanie i planowanie tygodnia:
    1. podsumowanie działań i rezultatów w tygodniu;
    2. zadania własne operacyjne i strategiczne;
    3. zadania, harmonogram zespołu (elektroniczny i tablica);
    4. wystąpienie do Klientów o materiały, dostępy, akcepty niezbędne do zrealizowania zadań.
  3. W piątek koordynatorzy projektów prowadzą status finansowy.
  4. Do planowania zadań służy narzędzie firmao działające w konwencji kalendarza.
  5. Raz w tygodniu ustalam czasy pracy – pory dnia, w których będę wykonywał zadania i wydarzenia oraz planuję je w kalendarzu.
  6. Planuję 60% czasu, zostawiam  bufor 20% na zadania, które wpadną i 20% na przedłużenie czasu wykonywanych zadań.
  7. Raz w tygodniu przeglądam wszystkie projekty i zadania i wybieram z nich priorytety na ten tydzień. Jeśli któreś z zadań przestało być ważne, usuwam je lub oznaczam etykietą „kiedyś / może”.

Zarządzanie e-pocztą:

  1. Przejrzenie poczty jest jednym z zadań w kalendarzu. Ustalam na nie konkretne ramy czasowe.
  2. Celem zadania „poczta” jest wyzerowanie skrzynki e-mailowej. Tematy nie na dziś planuję za pomocą zadań Google na kolejne dni. Dzięki temu jeśli ktoś obiecał mi odpowiedź albo oczekuję odpowiedzi na maila do danego dnia, to mam jedną listę takich wątków e-mailowych ustawionych wg daty.
  3. Przeglądam ją rano po zaplanowaniu dnia oraz po południu ok. 15:00. Odpowiadam na wszystkie istotne wiadomości zgromadzone do tego czasu. Koordynatorzy projektów Scorise odpowiadają na wiadomości znacznie szybciej.
  4. Subskrybuję tylko wyjątkowe, dopisywane do tego, czego potrzebuję newslettery, m.in. Bernarda Frugi.
  5. Korzystam z Gmaila (w wersji komercyjnej) z uwagi na szeroką dostępność wtyczek. Mam zainstalowane
    1. Rapportive pokazującą mi informacje z LinkedIna na temat osoby, z którą piszę.
    2. Do powtarzalnych wiadomości robię szablony za pomocą wtyczki Gorgias Templates.
  6. Na wiadomości odpowiadam od razu lub dodaję do zakładki „do zrobienia”. Raz dziennie opróżniam tę zakładkę.
  7. Posługuję się skrótami klawiszowymi w Gmailu, to bardzo przyspiesza pracę:
    1. E, archiwizuj
    2. R, odpowiedz (reply)
    3. A, odpowiedz wszystkim (all)
    4. F, przekaż wiadomość (forward)
    5. L, oznacz etykietą (label)
    6. V, przenieś do zakladki (move)
    7. Ctrl+enter, wyślij
  8. Zawartość zakładki „do zrobienia” widzę od razu w skrzynce odbiorczej Gmaila. Można to osiągnąć dzięki odpowiedniemu ustawieniu Gmaila (funkcja w Zaawansowanych > Multiple Inboxes / Wiele skrzynek pocztowych).
  9. Jeśli czekam od kogoś na odpowiedź na moją wiadomość, wątek dodaję do zakładki „czekam na odpowiedź”, którą przeglądam raz w tygodniu oraz do listy zadań Google z datą.
  10. Wyłączyłem wszelkie powiadomienia o poczcie. Sprawdzam ją wtedy, gdy jest na to właściwa pora, a nie wtedy, kiedy ktoś napisze. Dzięki temu jestem w stanie efektywniej zarządzić swoim czasem i dostarczać wyższą wartość Klientom i Współpracownikom.
  11. Do bieżącej komunikacji ze współpracownikami poza e-mailem korzystam z Google Hangouts. Aczkolwiek zawsze wolę podejść i z kimś porozmawiać na żywo lub zadzwonić, jeśli nie ma go w biurze.

Telefony:

  1. Telefony wychodzące robię w blokach. Planuję sobie codziennie różnej długości takie bloki (o określonych porach i po wykonaniu określonych zadań). Codziennie oznaczam, ile telefonów wykonałem.
  2. Wykonanie bloku telefonów jest 1. zadaniem w kalendarzu. Jeśli się do kogoś nie dodzwonię rano, ta osoba ma czas, by tego samego dnia oddzwonić lub ja mogę ponowić kontakt. Jakbym dzwonił tylko popołudniami, trudniej byłoby się połączyć – w końcu moi Klienci też prowadzą zapracowane życie biznesowe.
  3. Każdy kontakt z Klientem staram się uzupełnić notatką w CRM lub e-mailem potwierdzającym ustalenia.

Ergonomia:

  1. Zwiększając komfort swojej pracy oraz zmniejszając konieczność wykonania operacji całkiem niepotrzebnych powoduję, że pracuję skuteczniej. Do efektywnej pracy potrzebuję dobry fotel, dwa monitory, szybki komputer, myszkę z przyciskami wstecz / wprzód.

Znasz inne, sprawdzone metody zarządzania swoim czasem? Zapisz je poniżej i podziel się z innymi Czytelnikami bloga – przedsiębiorcami, menedżerami oraz specjalistami, którzy codziennie robią dobrą robotę i chcą być w tym coraz lepsi. Bo liczy się score+rise, czyli wzrost wyników!

O autorze

Michał Toczyski(http://www.scorise.com/) - Założyciel agencji marketingu internetowego Scorise, a obecnie prezes zarządu. Jest odpowiedzialny za zarządzanie jej rozwojem, jakością wypracowywanych rozwiązań i kontakt z kluczowymi Klientami agencji. W biznesie od 2008 roku, kiedy to uruchomił firmę w branży szkoleń biznesowych (Sukces PRO) współpracując z 55 trenerami z różnych obszarów. Na bazie doświadczenia zdobytego przy promocji licznych usług szkoleniowych w 2010 roku zaczął prowadzić agencję marketingową Platinum Group, która w 2012 roku uległa rebrandingowi na Scorise (czyli „wzrost wyników”). Z wykształcenia i zamiłowania ekonomista. Napisał ponad 450 artykułów na tematy związane z zarządzaniem marketingiem, przedsiębiorstwem, komunikacją. Perfekcjonista i pragmatyk wierzący, że w marketingu zarówno kreatywne, jak i sprawne i procesowe podejście pozwala tworzyć wyróżniające się rozwiązania przynoszące efekty biznesowe.

Similar Posts

Pozostaw odpowiedź

required*