W artykule o myśleniu systemowym pokazałem, że pozornie proste rozwiązania nie zawsze okazują się najskuteczniejsze. Należy nieraz dostrzec całą sieć powiązań pomiędzy poszczególnymi elementami działań w firmie. Bez tego podejmowane decyzje mogą okazać się błędne. Dzisiaj napiszę o tym, jak usprawnić pracę Twoją i Twojego zespołu, byście szybciej i łatwiej opanowywali rynek.

Prowadzenie firmy wymaga często spisania systemu procedur i określenia zajęć, obowiązków poszczególnych osób. Dzięki temu każdy wie, czym powinien się zajmować, co należy do jego obowiązków. Potrafi także podjąć konkretne działania i umie dokonać wyboru na podstawie podobnych sytuacji, które pojawiły się w przeszłości.

Stworzenie systemu działań pomoże Ci lepiej organizować czas. Gdy wyobrazisz Sobie i spiszesz po kolei, jak wyglądają poszczególne procesy w Twoim biznesie, dostrzeżesz sporo zbędnych elementów, które z pożytkiem wyeliminujesz. Pochłaniały one do tej pory czas, pieniądze, a może nawet i inne zasoby. Zobacz, jaką drogę przebywa zamówienie Twojego Klienta. Kto je odbiera? Co z nim robi? Komu przekazuje informację dalej? W jaki sposób produkt jest dostarczany? Jak to robić wydajniej?

Menedżer stopniowo oddając swoje zadania innym ma nieraz na początku więcej roboty, nim zaczął delegować. Wie doskonale, jak dogadywać się z odpowiednimi Klientami, jak obsłużyć dane oprogramowanie czy też w jaki sposób przygotować ofertę bądź informację prasową. Przyjmując osoby z zewnątrz musi je tego wszystkiego nauczyć.

Służy temu sprawny system szkoleń w firmie. On sam jednak nie wystarczy. Aby całość się kręciło potrzebujesz magazynu wiedzy, know-how. Kiedy sam zauważyłem, że wprowadzanie nowych redaktorów, praktykantów, współpracowników wymaga sporych nakładów czasu, postanowiłem to zmienić. Uruchomiliśmy na własne potrzeby system biznes-wiki (wskazówki), w którym gromadzimy i dystrybuujemy dużą część informacji wewnętrznych. Odsyłamy do nich nowe osoby i prosimy o zadawanie pytań. Rozwijamy ciągle ten „magazyn wiedzy” i uaktualniamy.

Do informacji otrzymują dostep jedynie osoby uprawnione, dzięki czemu przecieki zdarzają się rzadko, a nawet jeśli, to i tak nie przeszkadzają. Przygotowując takie centrum e-learningowe dla Twoich współpracowników pamiętaj o podpisaniu wcześniej z nimi umowy, w której zapiszesz klauzulę poufności.

Przez pewien czas zastanawiałem się, czy może nie lepiej będzie zbudować taką platformę tylko dla naszej firmy w oddzielnej domenie, bez dostępu osób z zewnątrz. Wiele elementów przemawiało za tą opcją, jednak postanowiłem, że system zbudujemy rozszerzając funkcjonalności portalu Mentora.pl. Co dzięki temu osiągnęliśmy?

  • Po pierwsze: portal zawiera artykuły, które przydadzą się naszym współpracownikom. Można je niezwykle łatwo załączać do treści i układać w odpowiedniej kolejności. W ten sposób wiki zastępuje centrum e-learningu.
  • Po drugie: osoby zarejestrowane w portalu nie potrzebują dodatkowych kont i profili. Z jednego miejsca zarządzają wiedzą na wewnętrznych stronach firmowych i wypowiadają się na ogólnodostępnym forum. Przydzielanie dostępu do wybranych treści odbywa się kilkoma kliknięciami.
  • Po trzecie: system działa sprawnie i zapobiega zaginięciu jakichkolwiek informacji. Sprawuje się podobnie do wikipedii, choć rzecz jasna z mniejszym rozmachem. Edytując wpisy zapisane pozostają w systemie wszelkie ich wersje. Dzięki temu wszystko, co wprowadzisz do systemu, pozostanie tam na zawsze i będziesz mógł w dowolnej chwili do tego wrócić.

Nie ma najmniejszych przeciwskazań, by korzystały z wiki firmy z zewnątrz.  Zapraszam zatem do testów i dystrybuowania wiedzy swojemu zespołowi. Jako zarejestrowany użytkownik łatwo ograniczysz dostęp do treści poszczególnym osobom, by nikt niepowołany nie dotarł do informacji, które wolałbyś zachować w tajemnicy.

Aktualnie jest to usługa bezpłatna i jak pisałem, stworzyliśmy ją pod nasz biznes, a nie na sprzedaż. Jeszcze raz podaję linki: system biznes-wiki (wskazówki).

O tym, jak zautomatyzować działania wewnątrz Twojej firmy opowie Krystian Mokijewski, trener biznesu, już na najbliższym Alternatywnym Spotkaniu Biznesowym. Uczestnicy dowiedzą się, jak wdrożyć w firmie system działania pozwalający na łatwiejszą komunikację, obsługę Klienta i sprzedaż. Zapraszam serdecznie przedsiębiorców, menedżerów i tych, którzy chcą zapanować nad zadaniami i mniej czasu poświęcać na rytunowe, zbędne czynności.

Zapisy na stronie: Systemowe podejście w biznesie.

O autorze

Michał Toczyski(http://www.scorise.com/) - Założyciel agencji marketingu internetowego Scorise, a obecnie prezes zarządu. Jest odpowiedzialny za zarządzanie jej rozwojem, jakością wypracowywanych rozwiązań i kontakt z kluczowymi Klientami agencji. W biznesie od 2008 roku, kiedy to uruchomił firmę w branży szkoleń biznesowych (Sukces PRO) współpracując z 55 trenerami z różnych obszarów. Na bazie doświadczenia zdobytego przy promocji licznych usług szkoleniowych w 2010 roku zaczął prowadzić agencję marketingową Platinum Group, która w 2012 roku uległa rebrandingowi na Scorise (czyli „wzrost wyników”). Z wykształcenia i zamiłowania ekonomista. Napisał ponad 450 artykułów na tematy związane z zarządzaniem marketingiem, przedsiębiorstwem, komunikacją. Perfekcjonista i pragmatyk wierzący, że w marketingu zarówno kreatywne, jak i sprawne i procesowe podejście pozwala tworzyć wyróżniające się rozwiązania przynoszące efekty biznesowe.

Similar Posts

Pozostaw odpowiedź

required*