Im dłużej siedzisz w marketingu i w swoim biznesie, tym masz więcej pomysłów na to, co można byłoby zrobić. „Warto byłoby poprawić stronę. Zacznijmy newsletter. Na blogu od dawna nie było wpisów. Poza tym, warto byłoby nasycić je frazami kluczowymi. Zawsze myślałem o własnym podkaście. Zbierzmy nowe referencje i case studies. Stwórzmy nową ofertę i prezentację dla klientów.”
Pomysły się mnożą. Niektóre działania są jednorazowe, a inne cykliczne. Te cykliczne można zamienić na jednorazowe dla nas (lub względnie jednorazowe) poprzez znalezienie agencji, freelancera, wykonawcy, którzy nam ten obszar zaopiekują. Wtedy potrzebujemy rozesłać zapytania, porozmawiać z dobrymi agencjami, wybrać jedną z nich i raz w miesiącu obserwować wyniki ich pracy.
Mając tak wiele różnych pomysłów marketingowych czy sprzedażowych, które nawet nie muszą być ułożone chaotycznie, ale dobrze zorganizowane możemy być przytłoczeni liczbą możliwości i działań do podjęcia. Ale dzieje się tak wtedy, gdy myślimy, że chcielibyśmy mieć wszystko tu, dziś, teraz, zaraz. Wtedy mając 30 różnych projektów, zadań i pomysłów łatwo rozłożyć ręce, bo nawet jeśli można je przekazać innym, to ta sama czynność, aby była skuteczna, też wymaga przemyślenia, ułożenia.
Samo „delegowanie”, weryfikacja i feedbackowanie zajmuje dużo czasu. Co w takiej sytuacji można zrobić? Można zaakceptować, że czas i tak płynie i zjeść słonia po kawałku.
Jeśli rok lub dwa rozłożymy sobie na miesiące lub tygodnie, to okazuje się, że możemy w tym czasie popchnąć 12 czy 25 lub inną liczbę większych lub mniejszych projektów i złożonych zadań na przykład marketingowych.
Wystarczy, że podzielimy sobie ten czas na logiczne odcinki, sprinty, np. dwutygodniowe. W ciągu tygodnia bywa tak, że bieżące sprawy zajmą nam za dużo czasu. Ale już w 2 tygodnie jest duża szansa na popchnięcie jakiegoś większego obszaru naprzód. Wtedy 25 projektów i miniprojektów rocznie nie wydaje się czymś przytłaczającym.
I gdy sobie wypiszemy kluczowe tematy i obszary do zajęcia się w bieżącym roku i wyjdzie ich, dajmy na to 83, to mając do dyspozycji 25 sprintów wybieramy te zagadnienia, które uważamy za najważniejsze lub najciekawsze. I przez cały sprint możemy skupić się na tym jednym kroku w przód. Nie rozpraszamy się. Nie próbujemy robić 10 zadań złożonych naraz rozgrzebując je wszystkie. Bo to skutkuje, że żadne z nich nie jest dokończone i wszystkie się przedłużają.
Czasami jakiś projekt, np. nowa strona internetowa, zajmie 9 sprintów, a rozpoczęcie i wybranie wykonawcy SEO 3 sprinty. Ale to też dzielimy na kluczowe etapy. Dzięki temu wpadamy w rytm.
W zespole projektowym u nas sprinty dla klientów są miesięczne. Robimy plan działań na miesiąc, czasem na dłuższy czas, ale i tak co miesiąc taki plan aktualizujemy i zatwierdzamy, a działania zamykamy do końca miesiąca. Ludzie przyzwyczajają się do rytmu, terminów i kończenia działań w takich cyklach.
Gdybyśmy ustalali dla każdego drobnego zadania zupełnie inny termin, to łatwo byłoby go przesunąć, trudniej policzyć zajętość zespołu (capacity). Rytm jest naszym sprzymierzeńcem. Gdy jednak jesteś osobą zarządzającą, a nie specjalistą, to tym trudniej jest pomiędzy bieżącymi sprawami operacyjnymi, spotkaniami i działaniami dla klientów, rozwiązywaniem pojawiających się kwestii i udrażnianiem komunikacji znaleźć czas na projekty własne firmy.
Bo o takich właśnie piszę. Wiadomo, że jak obiecałeś coś klientowi, masz ustalony termin, to będziesz pracował nad tym, by to dowieźć. Jak urząd będzie wymagał wyjaśnienia sprawy, to odpowiednia osoba w firmie to zrobi w terminie. Nie o takich zadaniach piszę. Chodzi mi o projekty własne, rozwojowe, takie, do których siły zewnętrzne Cię nie przymuszają, bo, prawdę mówiąc, mają to gdzieś.
Do takich projektów strategicznych, jak nowa strona internetowa, rozpoczęcie kampanii Meta Ads lub stworzenia nowej prezentacji ofertowej dla nowego produktu lub usługi, skłania nas motywacja wewnętrzna. Dlatego, gdy zaakceptujesz to, że choć pomysłów masz w bród, nie zrobisz wszystkiego naraz ani w trzy miesiące.
Jeśli potraktujesz transformację swojej firmy jako roczny lub dwuletni projekt podzielony na codwutygodniowe etapy, to ten czas i tak minie, ale będziesz o 25 lub 50 ważnych kroków do przodu.
Pomaga mi to skoncentrować się na tym, co jest naprawdę ważne w danym czasie i nie rozpraszać się. Wiem, że na przykład rozpoczęcie projektu newslettera, konfiguracja systemu do e-maili, napisanie kilku wiadomości to są kluczowe działania na dwa tygodnie. Jest to może i kilka zadań, ale opakowanych w jeden kamień milowy. I dzięki temu wiem, że koncentruję się na jednym. Gdy zaczynałem publikować filmy na YouTube, skupiałem się też przez kilka tygodni tylko na tym, by wyrobić sobie przyzwyczajenie do opracowania nowych video. Gdy już zrobiłem bazę filmów i profil jest wypełniony, zacznę go promować. Jeden krok naraz.
Czy są od tego wyjątki? Ależ oczywiście! Czytałem, że Richard Branson nową firmę otwiera w trzy miesiące i w tym czasie taka organizacja ma działać bez niego, zespół jest samodzielny. Nie od dziś wiadomo, że pieniądze i zatrudnianie kompetentnych osób są dużą dźwignią. Tak czy inaczej nie zmienia to tego, że u mnie przy projektach wewnętrznych, w które jestem zaangażowany osobiście, lubię skupić się na jednym zagadnieniu naraz, rozkręcić je, rozpocząć je, potem przekazać do prowadzenia innym.
Serdecznie polecam taki system cotygodniowych, codwutygodniowych lub comiesięcznych kamieni milowych, które nadają w firmie i w życiu rytm i ułatwiają unikanie rozproszenia lub poczucia przytłoczenia nadmiarem pomysłów.