Życie i biznes składają się z problemów. Jak to powiedział kiedyś Tad Witkowicz podczas swojego wystąpienia: „No problem – no sales!”. Klienci płacą Twojej organizacji za rozwiązywanie ich problemów i zaspokajanie ich potrzeb. Gdy chodzi o wyzwania klientów, rozwiązujesz je bez mrugnięcia okiem. Wszystko wiesz, co zrobisz, a jak nie wiesz (i w domyśle – prowadzisz firmę b2b), to znajdziesz rozwiązanie, bo chcesz sprzedać. Oj, gdyby własne trudności i dylematy udało się tak łatwo rozwiązać. A może się da?
W tym artykule chcę podzielić się swoimi spostrzeniami i doświadczeniami dotyczącymi tego, jak łatwiej rozwikłać swoje dylematy, dojść do praktycznych i skutecznych wniosków i podjąć wreszcie te decyzje, o których myślisz od dawna. Napiszę o tym, w jakie pułapki sam wpadałem i jak z nich wychodziłem, a także o tym, jak wyjść mentalnie ze swojej głowy i dokonać tych wyborów i być z nich zadowolonym.
Przez około 8 lat uczestniczyłem w grupie mastermind, którą rozwinąłem od samego początku. Jeśli nie wiesz jeszcze, jak taka grupa działa, to już spieszę z opisem tego, jak wyglądają nasze spotkania. Gdy zaczynamy rozmawiać w gronie przedsiębiorców (zazwyczaj jest to do 6 osób), każdy podczas tzw. rundki opowiada, co się u niego zdarzyło od poprzedniego spotkania i co zamierza zrobić do kolejnego. Potem dzielimy się swoimi wyzwaniami, pytaniami, wątpliwościami, konsultujemy je ze sobą wzajemnie i dostrzegamy inne punkty widzenia. I co się okazuje – masz jakiś problem w firmie, zastanawiasz się, jak postąpić w danej sytuacji. Drapiesz się w głowę i myślisz. I czasami przypominasz go sobie przed zaśnięciem. Być może czasem dojrzewa w Tobie przez całe tygodnie lub nawet dłużej. Przychodzisz na takie spotkania i pięć innych osób ma już dla Ciebie rozwiązanie, swoje pomysły i sugestie. Kiedy oni przychodzą ze swoimi wątpliwościami, hojnie obdzielasz ich swoimi dobrymi radami. Czy ich problemy były mniejsze? Czy były prostsze do rozwiązania? Zazwyczaj nie. Po prostu nie były Twoje i dlatego tak łatwo Ci było sugerować innym, co mogą zrobić.
Oj, żeby radzenie sobie samemu było tak proste, jak radzenie innym, prawda?
A może właśnie to jest takie proste? Tylko czasami siebie nie słuchamy. Nie zadajemy sobie pytań innych niż „czy to zrobić, czy nie?”, „co zrobić?”, „czy mam na to budżet?”, „czy warto?”.
Jeden z moich biznesowych znajomych i jednocześnie mój wieloletni klient, ma na to taką metodę. Po prostu raz w tygodniu sobie siedzi i myśli. Czasem rozpisuje sobie sprawy w mapie myśli, a czasami nie. Pamiętam, kiedy sam rozwijałem w sobie rytuał sobotniego spaceru, czasem z audiobookiem, notatnikiem, a czasem po prostu z aplikacją notatek w telefonie. I tak chodząc w pojedynkę po lesie, czując ten powiew wiatru i siedząc potem nad stawem, myślałem. I zapisywałem to, co uważam, że było tego warte.
Uważam, że jakość naszego życia i biznesu zależy od tego, jakie pytania sobie zadajemy i czy zatrzymujemy się, by je sobie zadać. Ten czas nie musi być nawet specjalnie długi. Przychodzi mi do głowy sytuacja z tego tygodnia, gdy wypisałem sobie 8 pytań i możliwych rozwiązań mniej lub bardziej strategicznych dotyczących struktury firmy, rekrutacji, podziału zakresów odpowiedzialności. Wcześniej myślałem nad tymi kwestiami naprawdę długo. Ale czy było tak w istocie, czy tylko mówiłem sobie, że „tak tak, wiem o tym, zastanawiam się jeszcze”. Prawda jest taka, że wielu z nas tylko mówi, że się nad czymś zastanawia, a robi to dopiero wtedy, gdy pojawia się termin.
Ile czasu potrzebowałem, na opisanie odpowiedzi do tych myśli, rozważenie za i przeciw i podjęcie decyzji? 20 minut. Tak, 20 minut. Oczywiście, nie były to jakieś wielkie rzeczy z rodzaju, jaki kraj do ekspansji wybrać czy na jaki produkt się spivotować. Wtedy potrzebny czas byłby dłuższy. Ale zmierzam do tego, że myślenie wizualne, myślenie na papierze działa. Nie każdy z nas radzi sobie z myśleniem abstrakcyjnym i wielowątkowym. Gdy sobie jednak wypiszemy konsekwencje zrobienia i nie zrobienia czegoś lub opiszemy możliwości, jakie korzyści i koszty generują, nagle podejmowanie decyzji wydaje się łatwiejsze.
„Wow, Michał napisał o tym, że aby podjąć lepiej decyzję, warto sobie rozpisać rzeczy. Genialne! Nigdy się z tym nie spotkałem!” – możesz zawołać. Im dłużej jednak żyję, tym bardziej wydaje mi się, że proste rozwiązania dają radę. Nie pisałbym tego, gdyby nie to, jak często widzę, że wielu przedsiębiorców, z którymi się spotykam, nie dokonuje wyborów metodycznie. Łatwo bazować na emocjach, szczególnie w marketingu i szczególnie w małych i średnich firmach. Bo jeśli jesteś dyrektorem ds. marketingu, to Twoim zadaniem jest podejmowanie decyzji w Twoim obszarze. Masz w związku z tym wiedzę, przeszłe doświadczenia i potrafisz zaplanować działania marketingowe, ich kolejność, priorytet i budżet. Gdy jednak jesteś właścicielem biznesu, osobą zarządzającą całym podmiotem, projekty marketingowe wydają się czymś abstrakcyjnym. „Czy to się opłaci? A co, jeśli się nie opłaci? Na pewno się nie opłaci!”, do głosu dochodzą emocje, które nie sprzyjają dobrym decyzjom biznesowym i finansowym.
Wtedy jednak zanim odpowiesz komuś „robimy!” lub „nie robimy tego”, gdy rozpiszesz sobie konsekwencje jednego i drugiego, czym ryzykujesz podejmując taką lub inną decyzję, Twoje wybory i rezultaty będą dużo lepsze i skuteczniejsze. Bo niedokonanie wyboru to też wybór, o czym łatwo jest zapomnieć. Gdy podejmuję decyzje mając wpływ na marketing, sprzedaż, wizerunek, dotarcie do klienta, to moje potencjalne ryzyko nie jest ograniczone do wysokości budżetu. Wyobraźmy sobie małą firmę, 5000 zł budżetu na wsparcie sprzedaży miesięcznie. Czy szef przeznaczając ten budzet ryzykuje 5000 zł? Teoretycznie tak. Ale czy ta decyzja jest warta pięć tysięcy? Według mnie nie.
Gdybym miał, na przykład, 500 niesprzedanych godzin specjalistów miesięcznie, to czy wydawanie budżetu na marketing to dalej decyzja warta 5000 zł? Absolutnie nie. Bo niesprzedane godziny specjalistów są warte zdecydowanie więcej. Zalegający towar na magazynie kosztuje więcej. Utrzymywanie oddziałów, do których za mało osób przychodzi lub do jednych przychodzi za dużo, a do innych za mało – to decyzje warte znacznie więcej.
Łatwo liczymy to co widać, a trudniej liczy się to, czego nie widać. A co widać? Wydawane pieniądze. Czego nie widać? Niesprzedanych godzin, towarów, nieefektywność specjalistów lub procesów produkcji. Świadomi zarządzający to liczą, analizują, wyciągają wnioski, ustalają targety i ich pilnują. Jak nie drzwami, to oknem. Jak to nie zadziałało, to może coś tu zmieńmy i wtedy zadziała. Upełnomacniają osoby odpowiedzialne o podejmowania mniej lub bardziej ograniczonych decyzji, liczą się z ich zdaniem, a także sami nadzorują proces lub powierzają to komuś, kto to nadzoruje. A nie deleguje poprzez abdykację.
Dlaczego piszę o wydawaniu pieniędzy? Bo na tym polega najbardziej podstawowa, surowa część biznesu. Gdy sam nie zdążysz czegoś zrobić, powierzasz to innym. Kupujesz kolejne maszyny, przeznaczasz budżet na rekrutację, marketing, sprzedaż i wystawienie się na targach. Podejmujesz różne decyzje, a sednem ich są właśnie pieniądze. Przypominam sobie cytat Sheldona Coopera z Teorii Wielkiego Podrywu, który do Penny uskarżającej się na różne problemy, które ją spotykają (cytat niedosłowny, z pamięci): „Penny, wiesz co? Jak o tym wszystkim myślę, co mówisz, to zauważam, że sednem Twoich problemów jest ilość zarabianych pieniędzy!”.
Wiele decyzji biznesowych sprowadza się do tego obszaru na najbardziej podstawowym poziomie. Bo tak, możesz mieć problem z niewłaściwą kulturą organizacyjną, ale jeśli masz na to budżet, to albo kupisz szkolenie i wdrożysz zmiany sam, albo zatrudniesz kogoś, kto Ci to poukłada. Lepiej zarządzając pieniędzmi lepiej zarządzasz firmą.
A zatem jak to robić skuteczniej? Opisując swoje decyzje. Opisując to, co Cię przed decyzjami powstrzymuje. Opisując to, co możesz zyskać, stracić, albo jakie inne opcje są na stole.
Strasznie nie lubię planowania wyjazdów. Jest mnóstwo opcji, trudno je ze sobą porównać, każda opcja jest dostępna w innych dniach (loty, pobyty), cieszę się, gdy partnerka lubi takie rzeczy planować. Gdy planowaliśmy razem ledwie kilka dni urlopu, już w głowie miałem za dużo tych opcji. Gdybym planował dla samego siebie, wybrałbym pierwszy lepszy hotel w odpowiednim standardzie, miejscu i czasie i dobrych opiniach. Sprawdziłbym kilka parametrów (zapamiętajmy to, wrócimy do nich w tym artykule) i nimi się kierował i wybrałbym hotel w 5 minut, by mieć to z głowy. Gdy jednak opcji jest więcej i nie wiadomo, czy jechać samochodem, pociągiem takim czy innym, po dni pracy czy w ciągu dnia, sytuacja się komplikuje. Partnerka wyjęła kartkę i zapisała opcje, a potem je przejrzeliśmy i wybraliśmy. Voila!
Czemu o tym piszę? W biznesie my uwielbiamy się spotykać. Spotkania się ciągną, jest, jedno, drugie, trzecie, druga strona zastanawia się nad tym, czy coś robić tak, czy inaczej. O ile sprawniej by nam się funkcjonowało, gdyby po zebraniu odpowiedniej ilości informacji, wyciszyć telefon, zamknąć się w 4 ścianach, wypisać opcje, odciąć się od przeszkadzaczy i podjąć decyzję. Wtedy możemy powiedzieć, że tak, będziemy się nad tym zastanawiać. W innym przypadku, gdy nie damy sobie na to przestrzeni, decyzja nadal może być nie podjęta. A skoro w tak prozaicznej czynności, jak planowanie wyjazdu dla dwóch osób, potrzebujemy kartki papieru, to czemu w firmach tak często pomysły utykają na etapie rozmów?
Najskuteczniejsi przedsiębiorcy, takie mam przekonanie, że zastanawiają się i myślą świadomie:
- albo nie tylko wtedy, kiedy mają deadline,
- albo rzeczywiście nadają sobie odpowiednio regularne deadline’y i checkpointy, które skłaniają do strategicznego myślenia, ale też do nadania pędu różnym sytuacjom. Tak, by łatwiej było już turlać tę kulkę, niż przestać to robić.
Gdy wiesz, że trzeba podjąć jakąś decyzję, szczególnie tę nieprzyjemną, większość osób zwleka do ostatniego momentu, ostatniego dnia lub następuje to dopiero, gdy ból wynikający z niedokonanego wyboru wydaje się odpowiedniego duży i utrudnia nam funkcjonowanie.
Nam, jako przedsiębiorcom i osobom zarządzającym, łatwo się podejmuje decyzje, do których zachęca lub zmusza nas rzeczywistość. Jak pisałem wiele lat temu w blogu, reaktywność pojawia się sama. Zawsze ktoś będzie czegoś od nas chciał, ktoś nas do czegoś będzie przekonywał lub pojawi się sytuacja wymagająca rozwiązania. Przedsiębiorcy podejmują wiele takich decyzji codziennie. Gdy pojawia się termin, stajemy się bardzo efektywni. W godzinę podejmujemy decyzję, o której myśleliśmy przez miesiąc. Rzecz w tym, że reaktywność rzadko prowadzi nas w miejsce, w których chcielibyśmy się znaleźć. Reagowanie na okoliczności zewnętrzne wygląda bardziej jak bycie popychanym przez wiatr z różnych kierunków w różnych momentach. Gdy określiliśmy swój cel, wizję siebie, swojej firmy lub swojego stanowiska pracy, potrafimy te różne wiatry ukierunkować i zobaczyć, co nam pasuje i przybliży nas do miejsca, w którym chcemy się znaleźć, a co nie. Bez takiej latarni, nie będzie łatwo.
Kiedy mam trudną decyzję, wiesz, co w niej pomaga? Kiedy zastanowię się nad nią tak: Michał, wyjdź z siebie i stań obok. Wyobraź sobie, że jesteś zupełnie kim innym. Patrzysz na Michała z zewnątrz, wiesz o nim wszystko. Co byś mu powiedział?
Jakże łatwiejsze jest doradzanie innym, niż sobie, wykorzystajmy to.
Na jednym z warsztatów związanych z pracą na emocjach, robiliśmy takie ćwiczenie. Każdy z uczestników wybierał sobie postać, która miałaby być jego mentorem. Potem stawaliśmy w miejscu, wyobrażaliśmy sobie tę osobę i słuchaliśmy naszych wyobrażeń, co ona chciałaby nam powiedzieć. Mogliśmy zadawać jej pytania i po prostu słuchać. Wyobraźnia i wczucie się w siebie robiły resztę.
W tym ćwiczeniu nie chodziło o intelektualną rozmowę z chatem GPT. Bo tak, oczywiście, to też jest bardzo ciekawa i sprawna metoda, by na warstwie intelektualnej z kimś zenątrz porozmawiać i zobaczyć dodatkowe punkty widzenia, jak niektórzy mówią – poodbijać myśli.
W warsztacie tym uwzględniliśmy też emocjonalną warstwę siebie. Bo może być tak, że przecież Ty wiesz, co powinieneś zrobić. Nie każdy z nas jednak to robi, co wie, że byłoby dla niego dobre, racjonalnie.
Większość problemów daje się rozwiązać, gdy się zatrzymamy, wyłączymy rozpraszacze, pomyślimy o opcjach i je wypiszemy, zobaczymy, które z nich wydają się najkorzystniejsze, ocenimy je na papierze. Może długą listę opcji skrócimy i wybierzemy z ich mniejszej ilości. Co zrobić, gdy nadal nie wiemy, co wybrać? Ustalmy sobie kryteria. Kiedy porównujesz wiele rozwiązań, a nie masz kryteriów, to każde coś w sobie ma, każde wydaje się być ciekawe. Jeśli już określisz, jakie parametry będziesz oceniać, które są dla Ciebie kluczowe, które nice to have, to dużo łatwiej wyłonisz najkorzystniejszą opcję.
Co nam pomaga jeszcze podejmować lepsze decyzje? Uważam, że są to właściwe pytania. Sztuka zadawania tych odpowiednich wpływa na jakość naszego myślenia. Dobre pytanie jest jak latarka w ciemnym pokoju. Od nas zależy, w którą stronę nią poświecimy. Zadając sobie odpowiednie pytania możemy odkryć rozwiązania, które nas przeniosą w wymarzoną przyszłość. Z kolei zadając przygnębiające pytania, „małe”, stoimy w miejscu lub potrafią one wyssać z człowieka energię. Pytanie „czy pisać bloga firmowego?” wydaje się pytaniem, na które nie da się odpowiedzieć bez dodatkowych informacji. Lepszym pytaniem będzie to: „jeśli już zdecydowałbym się na pisanie bloga firmowego, w jaki sposób spowodowałbym, że odwiedzałyby go topowe osoby z branży muzycznej, prenumerowały go i z niecierpliwością czekali na kolejny wpis, by potem wysłać do mnie zapytanie o usługę Y?”.
Zadajmy sobie pytanie, jaką jedną rzecz mogę dziś zrobić, by przybliżyć swoją firmę do rozwinięcia się do poziomu pierwszej dziesiątki najbardziej dochodowych, albo rekomendowanych przedsiębiorstw w tej branży. Albo: jakie są standardy działania na tym rynku i które z nich mogę podważyć, a przez to wyróżnić swój biznes? Jaka jedna rzecz zrobiona dzisiaj trwająca do dwóch godzin może przybliżyć mnie do mojego celu X?
Kiedyś na wspomnianym mastermind pytałem kolegów, jak długie są ich listy to do. Okazało się, że oni też mają listy na dziesiątki lub setki zadań, z których większość prawdopodobnie nigdy nie będzie wykonana. Gdy próbowałem układać sobie plan miesiąca ze stu różnych zadań z kolejki, gdzie czasm potrafią te działania zająć kilka godzin lub kilka dni, wymagało to ode mnie mnóstwo energii, by wyselekcjonować to, co charakteryzowało się wysoką ważnością. Ale kiedy zacząłem zadawać sobie takie pytania, „jak mogę pozyskać dodatkowych 50 leadów miesięcznie?”, „jak w ciągu tego miesiąca mogę skokowo podnieść satysfakcję swoich klientów bez zwiększania dodatkowych kosztów?”, „na którym etapie lejka konwersji rzeczywistość mojej firmy jest inna od moich zaplanowanych wskaźników i co mogę z tym zrobić?” pomysły pojawiały się jak z rękawa. Potem pytam siebie, „a które 3 z tych działań są najważniejsze tu i teraz?”.
My wiemy, co jest ważne. Czasami tylko to nazbyt komplikujemy. Chcielibyśmy to i to i to. Umiejętność odcinania 80% dobrych pomysłów, by pozostawić 20%, a może nawet 4% tych najlepszych, wymaga prawdziwej dojrzałości i samoświadomości.
Podsumowując:
- strach utrudnia podejmowanie dobrych decyzji w biznesie, a często decyzje dotyczą pieniędzy i alokacji budżetów, które są abstrakcją dla naszego umysłu; kalkulowanie, zapisywanie decyzji finansowych pozwala podjąć je skuteczniej, racjonalniej i zmniejszyć towarzyszący im lęk przed stratą,
- myślmy na papierze, a zyskamy wielką przewagę i skrócimy czas podejmowania decyzji, skoncentrujemy się na ich sednie,
- wyjdźmy ze swojej głowy, łatwiej podejmiemy decyzję, gdy zdystansujemy się do naszych problemów i będziemy sami doradzać sobie tak, jakbyśmy doradzali innym,
- zadawajmy sobie rozwijające, precyzyjne i korzystne dla nas pytania o możliwości i rowiązania, a ograniczajmy te zawężające myślenie, niezdrowe, przygnębiające, rozdrapujące rany i te, które nam nie służą,
- nadawajmy sobie rytm terminów podejmowania kolejnych decyzji, kolejnych działań, zmian. Ułóżmy decyzyjność w regularny proces. Doprowadźmy do sytuacji, że łatwiej jest już kulać tę kulkę, niż ją zatrzymać.