Kompletny system zarządzania sobą w czasie wg Michała Toczyskiego

Jako przedsiębiorca w branży wymagającej dużo osobistego zaangażowania musiałem rozwinąć pewien system planowania i zarządzania zadaniami dla siebie i innych. Pracuję dużo, ale mam z tego radość i satysfakcję. Uwielbiam wyzwania. I chcę zarządzać. W tym artykule poznasz bardzo konkretnie opisany system zarządzania sobą, swoją pracą i energią, który wypracowywałem od 2008 roku, kiedy to założyłem pierwszą firmę i który rozwijałem najmocniej w ostatnich 2 latach.

Niniejszy artykuł jest dostępny także w postaci video zaktualizowanej o informacje z 2025 roku.

Marketing stanowi mogą ulubioną dziedzinę, bo od niego wszystko się zaczyna. To od niego zależy, za jaką cenę klienci będą gotowi kupować Twoje produkty i usługi. Od niego zależy nastawienie klienta do Twojego handlowca jeszcze zanim zdąży on przyjść na spotkanie. I to m.in. marketing decyduje o tym, do jakiego poziomu rozwinie się Twoja firma.

Spotykam się z tym, że niektórzy przedsiębiorcy próbują robić marketing małą łyżeczką. By spróbować, jak to zadziała. Część z nich po testowej kampanii chce rozszerzyć pakiet rozwiązań dla swojej firmy. Inni zaś nawet, gdy widzą wyniki, mówią „ok, tyle wystarczy”, co oznacza w domyśle „nie chcę lepszego marketingu, większej kampanii”. Z czego to wynika? Myślę, że każdy z nas ma pewien „termostat”, który nie reguluje temperatury, tylko określa poziom sukcesu naszej firmy. I kiedy widzimy możliwość wzrostu naszego przedsiębiorstwa – np. dzięki marketingowi – to obawiamy się zainwestować naszą uwagę, czas naszych ludzi czy też pieniądze, bo podświadomie myślimy, że jak to się uda, to będziemy pracować jeszcze więcej, by obsłużyć nowe zamówienia. Będzie trzeba zwiększyć przepustowość produkcji, zatrudnić nowych ludzi, przeszkolić ich, wdrożyć procesy i zarządzać większym zespołem.

Dlatego uznałem, że zrobię coś, czego początkowo nie chciałem robić. Podzielę się z Tobą moim kompletnym systemem zarządzania sobą w czasie uwzględniającym współpracę z innymi ludźmi – klientami, współpracownikami, dostawcami. Chciałem zachować to tylko dla siebie i ścisłego grona osób tworzących Scorise. Ale nie. Uważam, że większość przedsiębiorców, z którymi pracujemy, w tym też naturalnie nasza firma, dzięki lepszemu zarządzaniu sobą i swoją energią, daleko się rozwinie i stworzy potencjał na przyjęcie nowych klientów i świadome zarządzanie swoim marketingiem.

Niektóre z tych zasad stosuję od lat, a inne są stosunkowo nowe, które przeszły próbę i zacząłem wdrażać je na codzień. Do wdrażania nowych nawyków polecam Ci pobranie aplikacji mobilnej np. Habit Hub i ustawienie pierwszych nawyków, które będziesz śledził. Śledzenie swoich nawyków codziennie jest najważniejsza czynnością, którą zbliża Cię do ich wytrenowania na stałe. Nie ma innej równie ważnej i skutecznej metody. Jeśli nie śledzisz nowych nawyków, to z dużym prawdopodobieństwem nie wprowadzisz żadnej trwałej zmiany – lub będzie Cię to kosztowało znacznie więcej energii.

Jeśli któryś z nawyków będziesz chciał wprowadzić do swojego życia, to wprowadzaj je stopniowo, po jednym. Ustawiaj nowy co dwa tygodnie. Wtedy ten artykuł nie będzie jednym z tysiąca, które kiedyś przeczytałeś i zapomniałeś, ale mam gorącą nadzieję, że weźmiesz sobie z niego coś, co na trwałe wpiszesz w swoje życie.

Zatem – zapraszam do zapoznania się. Same konkrety:

Codziennie:

1. Zaczynam dzień od dobrego, zdrowego śniadania i medytacji, które kończę o 7:45 w biurze. To staram się stosować od niedawna. Choć zdarza mi się przyjść później do biura, czuję różnicę w jakości mojego nastawienia i energii między spokojnym zaczęciem dnia a rozpoczęciem go, jak już koledzy są w biurze i rozdzwaniają się telefony.
2. Testuję medytację, ponieważ chcę być bardziej świadomy swoich myśli i zachowań i powodów swoich decyzji. Im lepiej siebie znam, tym lepiej potrafię sobą zarządzić. Wiem, że jestem wąskim gardłem swojej organizacji – jak większość szefów. Im lepszy będę ją, tym lepsza będzie moja firma.
3. Zaczynam od przejrzenia swojego planu dnia i omówienia z członkami zespołu zadań, które są powiązane z nimi.
4. Następnie przeglądam pocztę. Jak to robię opisałem w sekcji poniżej.
5. Na koniec dnia wykonuję planowanie następnego dnia (0,25-0,5 h):
   1. podsumowanie dnia (retrospekcja – co zrobiłem, czego nie zrobiłem i dlaczego, czego się nauczyłem),
   2. planowanie zadań swoich na następny dzień (korekta tygodniowego planu),
   3. przejrzenie wszystkich zadań zespołu (tego nie robię ja, tylko koordynatorzy).
   4. Decyzje dot. wyboru zadań (priorytetów) podejmuję na podstawie ich:
      1. ważności – jaki skutek realny długoterminowy będzie miało wykonanie lub zaniedbanie tego zadania?
      2. pilności – jaki skutek realny będzie miało odłożenie tego zadania w czasie?

Raz w tygodniu:

1. W poniedziałek robimy edukacyjny status całego zespołu.
   1. Odbywam status z koordynatorami projektów.
   2. Koordynatorzy omawiają zadania na dany tydzień z członkami zespołu.
2. W piątek rano po przejrzeniu poczty robię podsumowanie i planowanie tygodnia:
   1. podsumowanie działań i rezultatów w tygodniu;
   2. zadania własne operacyjne i strategiczne;
   3. zadania, harmonogram zespołu (elektroniczny i tablica);
   4. wystąpienie do Klientów o materiały, dostępy, akcepty niezbędne do zrealizowania zadań.
3. W piątek koordynatorzy projektów prowadzą status finansowy.
4. Do planowania zadań służy narzędzie firmao działające w konwencji kalendarza.
5. Raz w tygodniu ustalam czasy pracy – pory dnia, w których będę wykonywał zadania i wydarzenia oraz planuję je w kalendarzu.
6. Planuję 60% czasu, zostawiam  bufor 20% na zadania, które wpadną i 20% na przedłużenie czasu wykonywanych zadań.
7. Raz w tygodniu przeglądam wszystkie projekty i zadania i wybieram z nich priorytety na ten tydzień. Jeśli któreś z zadań przestało być ważne, usuwam je lub oznaczam etykietą „kiedyś / może”.

Zarządzanie e-pocztą:

1. Przejrzenie poczty jest jednym z zadań w kalendarzu. Ustalam na nie konkretne ramy czasowe.
2. Celem zadania „poczta” jest wyzerowanie skrzynki e-mailowej. Tematy nie na dziś planuję za pomocą zadań Google na kolejne dni. Dzięki temu jeśli ktoś obiecał mi odpowiedź albo oczekuję odpowiedzi na maila do danego dnia, to mam jedną listę takich wątków e-mailowych ustawionych wg daty.
3. Przeglądam ją rano po zaplanowaniu dnia oraz po południu ok. 15:00. Odpowiadam na wszystkie istotne wiadomości zgromadzone do tego czasu. Koordynatorzy projektów Scorise odpowiadają na wiadomości znacznie szybciej.
4. Subskrybuję tylko wyjątkowe, dopisywane do tego, czego potrzebuję newslettery, m.in. Bernarda Frugi.
5. Korzystam z Gmaila (w wersji komercyjnej) z uwagi na szeroką dostępność wtyczek. Mam zainstalowane
   1. Rapportive pokazującą mi informacje z LinkedIna na temat osoby, z którą piszę.
   2. Do powtarzalnych wiadomości robię szablony za pomocą wtyczki Gorgias Templates.
6. Na wiadomości odpowiadam od razu lub dodaję do zakładki „do zrobienia”. Raz dziennie opróżniam tę zakładkę.
7. Posługuję się skrótami klawiszowymi w Gmailu, to bardzo przyspiesza pracę:
   1. E, archiwizuj
   2. R, odpowiedz (reply)
   3. A, odpowiedz wszystkim (all)
   4. F, przekaż wiadomość (forward)
   5. L, oznacz etykietą (label)
   6. V, przenieś do zakladki (move)
   7. Ctrl+enter, wyślij
8. Zawartość zakładki „do zrobienia” widzę od razu w skrzynce odbiorczej Gmaila. Można to osiągnąć dzięki odpowiedniemu ustawieniu Gmaila (funkcja w Zaawansowanych > Multiple Inboxes / Wiele skrzynek pocztowych).
9. Jeśli czekam od kogoś na odpowiedź na moją wiadomość, wątek dodaję do zakładki „czekam na odpowiedź”, którą przeglądam raz w tygodniu oraz do listy zadań Google z datą.
10. Wyłączyłem wszelkie powiadomienia o poczcie. Sprawdzam ją wtedy, gdy jest na to właściwa pora, a nie wtedy, kiedy ktoś napisze. Dzięki temu jestem w stanie efektywniej zarządzić swoim czasem i dostarczać wyższą wartość Klientom i Współpracownikom.
11. Do bieżącej komunikacji ze współpracownikami poza e-mailem korzystam z Google Hangouts. Aczkolwiek zawsze wolę podejść i z kimś porozmawiać na żywo lub zadzwonić, jeśli nie ma go w biurze.

Telefony:

1. Telefony wychodzące robię w blokach. Planuję sobie codziennie różnej długości takie bloki (o określonych porach i po wykonaniu określonych zadań). Codziennie oznaczam, ile telefonów wykonałem.
2. Wykonanie bloku telefonów jest 1. zadaniem w kalendarzu. Jeśli się do kogoś nie dodzwonię rano, ta osoba ma czas, by tego samego dnia oddzwonić lub ja mogę ponowić kontakt. Jakbym dzwonił tylko popołudniami, trudniej byłoby się połączyć – w końcu moi Klienci też prowadzą zapracowane życie biznesowe.
3. Każdy kontakt z Klientem staram się uzupełnić notatką w CRM lub e-mailem potwierdzającym ustalenia.

Ergonomia:

1. Zwiększając komfort swojej pracy oraz zmniejszając konieczność wykonania operacji całkiem niepotrzebnych powoduję, że pracuję skuteczniej. Do efektywnej pracy potrzebuję dobry fotel, dwa monitory, szybki komputer, myszkę z przyciskami wstecz / wprzód.

Znasz inne, sprawdzone metody zarządzania swoim czasem? Zapisz je poniżej i podziel się z innymi Czytelnikami bloga – przedsiębiorcami, menedżerami oraz specjalistami, którzy codziennie robią dobrą robotę i chcą być w tym coraz lepsi. Bo liczy się score+rise, czyli wzrost wyników!

Automatyczna transkrypcja drugiej części nagrania (mogą występować literówki):

Przechodzimy teraz już do końca tego artykułu i w tym momencie opowiem o tym, tak już bardziej, może w wersji takiej nieprzygotowanej, ale bardziej z tego, co mi się kojarzy z tym, co powiedziałem. Co mi się sprawdziło, co zostawiłem, ewentualnie czego nie zostawiłem, jakie zmiany nastąpiły w tym, w jaki sposób działam na co dzień.

I teraz tak, na przykład to, z czym miałem duże wyzwanie i nadal mam wyzwanie, to jest ta medytacja, o której napisałem. Czyli wtedy już pisałem, że zaczynam tę medytację, minęły cztery lata, tak, i jeszcze jakby ta medytacja nie jest moim nawykiem. To jest rzeczywiście po prostu coś, co u mnie, szczególnie jakby w kontekście ADHD jest wyzwaniem, ale wyzwaniem, z którym można sobie poradzić, co jest taką dość ciekawą moją obserwacją w ostatnich latach. Bo o medytacji najczęściej mówi się w kontekście uspokajania myśli, że siedzę bez ruchu i tyle, i że staram się obserwować swoje myśli, koncentrować na oddechu. Natomiast jeśli część przedsiębiorców, a właściwie duża część przedsiębiorców ma gdzieś tam albo ADHD, albo po prostu wiele osób, wielu przedsiębiorców to są osoby działania, które mogą mieć pewien problem z takim siedzeniem bez ruchu, bez myślenia, i zauważyłem, co mi się bardzo fajnie sprawdza. I w ogóle taką moją obserwacją jest to, że wracanie do rzeczy z dzieciństwa u mnie jest czymś, co rzeczywiście mi raz, że pomaga, a dwa, że wtedy rzeczywiście zidentyfikowałem wiele rzeczy, które rzeczywiście lubię. Nie wiem, czy ty też tak masz, ale na przykład, dlaczego mówię o tych rzeczach z dzieciństwa? Bo jak miałem 10 lat, to miałem w domu akwarium. I to był mój pomysł. Nie tak, że rodzice zdecydowali. Sam o to akwarium dbałem, bardzo dużo o tym czytałem. Wróciłem do tego zainteresowania dwa razy w swoim dorosłym życiu. Kilka lat temu, no i jeszcze rok temu. I samo takie patrzenie na akwarium, to jest coś, co powoduje, że myśli mi odpływają. Nie ma znaczenia ADHD, myśli. Jeśli po prostu to lubię, to jest trochę jak z patrzeniem w ognisko, albo jak z patrzeniem w kominek, albo jak z patrzeniem na płynącą rzekę. Może nie podoba ci się medytacja, może trudno jest ci utrzymać ten nawyk medytacji, ale być może dużo łatwiej będzie ci zrobić coś podobnego, ale w trochę innej formie. Czyli na przykład właśnie ja akurat patrzę sobie czasami na akwarium i wtedy moje myśli się uspokajają. Wtedy obserwuję właśnie te ryby. Wtedy nie mam już tak dużo tych myśli, daje mi to pewien komfort psychiczny. Mój sąsiad po prostu robił sobie spacery, czy pewnie robi cały czas. Tylko, że sąsiad jeszcze z innego miejsca zamieszkania, więc nie wiem jak tam obecnie u niego. Ale tak, spacery regularne też pomagają. Spacery po lesie, bycie blisko natury, to może zastąpić tam medytację. Wiadomo, że spacery dużo łatwiej jest robić, jeśli coś jest latem, na wiosnę, kiedy jest ciepło. Dlatego poza spacerami, poza takimi rzeczami, które są zależne od pogody, warto robić takie rzeczy, które są niezależne od pogody. Czyli, no właśnie, u mnie to jest na przykład akwarium. Jeśli masz kominek w domu, patrzenie na ogień, to pewnie nie jest to coś dla ciebie nowego, tak? Jeśli taki kominek rzeczywiście masz, nie będzie to jakimś odkryciem. Dla innych osób medytacją będzie grzebanie w ogrodzie. Może za bardzo rozszerzam tę definicję medytacji, czy to, jak ja to rozumiem, ale ja to rozumiem bardziej jako właśnie taki komfort psychiczny, kiedy przestaję myśleć o pewnych rzeczach. Są osoby, które biegają i dla nich to bieganie jest oderwaniem się od bieżących myśli. Są osoby, dla których inne sporty, pływanie jest właśnie taką okazją na oderwanie się od świata, czy też chodzenie po górach. Tylko, że rzeczywiście to chodzenie po górach, no nie robimy tego codziennie. A pływać rzeczywiście już można regularnie, biegać można już bardziej regularnie. Więc dużo jest takich rzeczy, które sobie należałoby lub warto dostosować do tego, co jest dla ciebie trochę najłatwiejsze i najbliżej ciebie.

Ten odcinek teoretycznie jest o zarządzaniu sobą w czasie. Ale żeby zarządzać sobą w czasie, trzeba mieć do tego energię. Musi się chcieć zarządzać sobą w czasie. I dla mnie to jest podstawa, dlatego że… Co z tego, że sobie ładnie porozpisujesz priorytety, zaplanujesz dzień, jak nie będziesz miał, miała ochotę tego wykonać. Jeśli po prostu w którymś momencie się na przykład człowiek wypali. To zarządzanie energią z perspektywy dzisiejszej dla mnie jest dużo ważniejsze niż zarządzanie sobą w czasie. Bo uważam, że to, co jest warte zrobienia, to zostanie wykonane. Jeśli wystarczy nam do tego energii. Jeśli będziemy chcieli to wykonać. Jeśli będziemy chcieli to wykonać, to po prostu to zrobimy. Dzisiaj mniejszy nacisk kładę na zarządzanie takie metodyczne, tak jak w momencie pisania tego artykułu. A większy nacisk daję właśnie na energię. Być może też dlatego, że firmę prowadzę kilkanaście lat. Już będzie może koło piętnastego roku, plus minus. W związku z tym na inne rzeczy zwracam uwagę. Więcej teraz zwracam uwagi na taki komfort psychiczny. Ale z drugiej strony też mam więcej osób, które mi mogą pomóc w organizacji tej firmy. Czyli więcej osób, które stanowią mój zespół i które przejmują odpowiedzialność za pewne obszary w firmie. Bo zarządzanie zadaniami, organizacja czasu to nie jest tylko to, żeby zrobić jak najwięcej. Ale to też jest to, żeby inteligentnie tymi obszarami się podzielić z twoim zespołem. Żebyś nie musiał, nie musiała dopilnowywać każdego zadania osobiście, ale żeby przekazać pewną odpowiedzialność członkom zespołu. I potem rozliczać już bardziej wyniki, rozliczać bardziej samodzielność tych osób. Wspierać, ale jednak powodować, żeby te osoby czuły, że ta odpowiedzialność jest na nich, a nie na tobie. Jak mówi się, jest taka książka o jednominutowym menedżerze, której główne przesłanie z tego, co pamiętam, polega na tym, że jak pracownik do ciebie przychodzi jako do menedżera z jakimś problemem, to tak jakby przychodził z jakąś małpą na głowie czy na plecach, jeśli przekazuje ci jakiś problem, mówi ci o jakimś problemie i ty mówisz, że dobra, zastanowię się nad tym, jak to zrobić, to on daje ci swoją małpę. I im więcej pracowników przychodzi do ciebie ze swoimi problemami, czyli ze swoimi małpami, możesz skończyć w zoo w twoim gabinecie, gdzie po prostu jesteś ty i stado małp i mnóstwo osób, którym obiecałeś, że się zastanowisz nad jakimiś tematami i wrócisz do nich z informacją. A potem jeszcze łatwo jest wpaść w takie zachowanie, że te osoby nie tylko dały ci jakieś zadanie, czyli dają ci jakiś problem do rozwiązania, bo sami nie potrafią albo nie chcą wziąć na siebie odpowiedzialności, żeby danym tematem się zająć, no i wtedy jeszcze pytają cię, okej, a czy już się zastanowiłeś, czy już jest jakaś decyzja z twojej strony, czyli trochę się zmienia rola, że to ty im raportujesz i to ty rozwiązujesz ich problemy. Ta książka jednominutowego menedżera koncentruje się na tym właśnie, żeby jednak nie przejmować tej odpowiedzialności, tylko raczej właśnie wspierać i uczyć tej samodzielności.

Teraz bardziej zwracam uwagę jeszcze na te aspekty związane z innymi ludźmi, nie tylko na to zarządzanie własne. Od momentu tego 2021 roku, kiedy już pracujemy zdalnie, to co się też zmieniło, to jest to, że no właśnie, pracujemy zdalnie w związku z tym jedyną osobą, która jeździ do biura jestem ja, bo korzystam z biura coworkingowego, bo po prostu ja tak lubię i potrzebuję. Natomiast większość pozostałych osób to są osoby, które już od lat pracują zdalnie, dla których nie jest to coś nowego i które są w tym efektywne. To też jest pewien typ osób. Nie każda osoba odnajduje się w pracy zdalnej. Jeśli ktoś jest przyzwyczajony do pracy w biurze, jeśli jest ktoś, kto potrzebuje innych ludzi tak dookoła, potrzebuje wypić sobie z kimś kawę i tak dalej, to to mogą być osoby, które w takiej trwałej pracy zdalnej mogą się nie odnaleźć. I też mieliśmy takie doświadczenia, gdy nie każda osoba, która nawet chciała być zaangażowana i była zaangażowana, nie każda osoba po prostu się w tym odnalazła, bo niektórzy potrzebowali po prostu wyjść do biura.

To, co też zauważyłem u siebie w zespole, że praktycznie wszyscy u nas w zespole, poza mną, to są osoby, które mają bardzo regularnie rozwinięte życie sportowe. Czyli sport, fitness, piłka nożna, piłka jedna, druga, trzecia, siłownia. Właściwie praktycznie każda osoba u nas coś takiego ma. To oczywiście nie było żadne jakieś, nie wiem, kryterium rekrutacyjne, czy nic z tych rzeczy. To raczej się okazało dość przypadkowo, jak zaczęliśmy o tym rozmawiać. I podejrzewam, że rzeczywiście jak sport powoduje, że dużo łatwiej jest wytrwać w takiej pracy zdalnej, a ja z racji tego, że tego sportu po prostu nie mam tak dużo, to po prostu więcej nastawiam się na chodzenie na bieżni w domu albo na chodzenie do biura dość regularnie, czyli praktycznie codziennie robię między tymi 8 a 12 tysięcy kroków. Okej, i to byłoby tak.

Jeśli chodzi natomiast o kalendarz, to to rzeczywiście, co widzę, że się sprawdza, to jest blokowanie sobie czasu. W kalendarzu my akurat stosujemy już rzeczywiście od lat kalendarz Google i w tym kalendarzu Google wpisujemy sobie też spotkania wewnętrzne, tak? Czyli nie ma też czegoś takiego, że hej, chcę z tobą pogadać teraz i pół godziny ci zajmuję. Nie, jeśli potrzebujesz pół godziny, jeśli potrzebujesz 15 minut czy czegoś takiego i może to poczekać do następnego dnia, wpisz sobie w kalendarz, po prostu wpisz tam w kalendarz spotkanie. Najczęściej są to spotkania po daily. Daily mamy cały czas codziennie o dziewiątej i to nam się fajnie sprawdziło. To stosujemy już, ja nie wiem, 4 lata albo lepiej. I rzeczywiście codziennie nasz zespół się spotyka. Co ciekawe, trudno było to daily zorganizować, jak byliśmy w biurze, bo zawsze ktoś się spóźnił, ktoś nie dojechał, utknął w korku, wiadomo jak to jest z dojeżdżaniem do centrum Warszawy albo innego miasta. Praktycznie w większości innych miast jest pewnie ten sam problem związany z korkami. Natomiast jeśli chodzi o daily, no to takie zdalne, to nam się sprawdza bardzo fajnie, tak? Czyli rzeczywiście mówimy sobie, co zrobiliśmy poprzedniego dnia, a co zamierzamy zrobić dzisiaj. I czy potrzebujemy wsparcia innych osób, tak? To są takie trzy rzeczy, które sobie poruszamy. Zrobiłem też oddzielne daily zespołu projektowego i oddzielne daily zespołu sprzedażowego. Dlatego, że jednak z tym zespołem sprzedażowym chcę głębiej wejść w tematy, porozmawiać o konkretnych klientach i wtedy nawet rozmowa z jedną osobą potrafi zająć 15 minut, a czasami nawet trochę więcej. A więc widzę, że to jednak zdecydowaliśmy się, czy zdecydowałem się rozdzielić.

Jeśli chodzi o indywidualną pracę zdalną, widzę, że planowanie działa bardzo fajnie pod takim tytułem, że już nie planuję sobie w kalendarzach elektronicznych. To znaczy tak, mój zespół planuje. Ale inaczej jest, jeśli jest pewien standard zarządzania w firmie i po prostu jest to standard, którego wszyscy przestrzegają, bo wiadomo, że jeśli wpiszesz zadanie do systemu, to widzi je twój menedżer, czasami widzi je klient, widzą je inne osoby w zespole. No gdyby każdy we firmie miał swoje zadania projektowe rozpisane na kartce, no jakby byłoby to nie bardzo możliwe do skoordynowania. Więc wtedy rzeczywiście jakby zespół pracuje na tych narzędziach online, to w tym momencie jest to narzędzie ClickUp do zarządzania projektami. Natomiast jest też narzędzie Pipedrive jako CRM do zarządzania relacjami z klientem i zadaniami. W przypadku jednak takich zadań, które nie są tak zależne od innych osób, czyli moich osobistych zadań, bo ja na przykład już nie prowadzę od lat projektów klientów. Uczestniczę w tym, wtedy kiedy jestem potrzebny, biorę w tym udział, czasami weryfikuję, ale jednak nie jestem operacyjnie w to tak zaangażowany. Nie mam swoich zadań w projektach klientów, że muszę po prostu coś zrobić, bo inaczej projekt nie będzie ruszony. To takich rzeczy to nie mam już od dawna. W związku z tym ja mogę sobie jednak jako ten menedżer, czy jako nawet nie tyle menedżer, bo nawet nie mam takiego stanowiska w firmie, ale właśnie bardziej jako założyciel firmy. Mogę sobie pozwolić jednak na to, żeby zadania swoje zapisywać po prostu na kartce. Ja akurat stosuję do tego, z takiego czytnika Remarkable, może sobie to wezmę. To jest tego typu czytnik. Robiłem na jego temat już nagranie z całą recenzją tego Remarkable, aczkolwiek oczywiście na kartce wyjdzie to tak samo dobrze i rozpisuję sobie rzeczy do zrobienia na dany dzień, rozpisuję rzeczy do skoncentrowania się w danym dniu, rozpisuję sobie wydarzenia, czyli najczęściej rzeczy, które pojawiły się same. Na przykład pojawił się jakiś telefon, ktoś zadzwonił, pojawił się jakiś pożar, pojawiła się jakaś sytuacja do ogarnięcia albo potrzeba jakiegoś wsparcia zespołu. Ja sobie takie rzeczy zapisuję. No i też jest jeszcze jedna sekcja dotycząca wniosków z danego dnia, trochę takich refleksji. Kiedyś, przez lata pisałem dziennik, dziennik, ale w rozumieniu takim, żeby wyciągnąć sobie wnioski z danego dnia, bo miałem takie założenie, że ok, skoro przeżywam jakiś dzień, to zróbmy tak, żeby każdy dzień był taką cegiełką ku lepszemu życiu, że w ciągu każdego dnia rozwijam się w jakimś obszarze, wyciągam jakieś wnioski, mogę sobie ocenić ten dzień, czy mogłem zrobić pewne rzeczy tak, czy mogłem zrobić je inaczej, czy na przyszłość chciałbym, żeby ten dzień wyglądał inaczej i sobie to zapisywałem. Zajmowało to dość dużo czasu, ale rzeczywiście kilkaset takich dni sobie do tej pory opisałem, do tej pory, tam do kilka lat temu jeszcze. Teraz robię to już dość rzadko. Teraz zastąpiłem sobie właśnie to takimi wnioskami, co zajmuje 1/4 strony A4 i raczej są to skrótowe punkty i też nie zapisuję już codziennie. Natomiast myślę, że to miało swój sens, miało to swój cel w danym momencie. Nie uważam, że to jest takie narzędzie, z którego trzeba korzystać, czy trzeba korzystać, nie wiem, do końca życia, codziennie i rozpisywać się nie wiadomo jak długo, ale takie wnioski jednak z dnia warto sobie wyciągnąć.

Cieszę się, że słuchasz tego odcinka. Nagrywanie każdego wideo lub epizodu podcastu stanowi dla mnie wielką frajdę. Obserwowanie, że przydaje się on innym ludziom daje mi ogromną satysfakcję. Dlatego jeśli nagranie było dla Ciebie przydatne lub ciekawe, to kliknij łapkę w górę i podziel się swoim wrażeniem w komentarzu. W dyskusji do odcinka chętnie też odpowiem na Twoje pytania lub uwzględnię je w kolejnych filmach. Pamiętaj o kliknięciu przycisku subskrypcji lub obserwacji podcastu, jeśli chcesz otrzymywać nowe treści. W tym podcaście mówię o budowaniu zdrowej mentalności wśród przedsiębiorców, tworzeniu silników marketingowych, spostrzeżeniach związanych z rozwijaniem trwałych firm oraz kwestiach neuroróżnorodności w biznesie. A teraz wracam do kontynuowania odcinka.

Druga rzecz, która w takim dzienniku może się pojawić, to pozytywne aspekty dnia. Czyli niektórzy mówią o tym w takim dzienniku wdzięczności. Ja to rzeczywiście kultywowałem przez kilka lat. Nie wiem, czy to miało na mnie jakiś rzeczywiście wpływ, czy mi to w czymś pomagało, ale jakby dlaczego w ogóle, o co w tym w ogóle chodzi, bo no właśnie, miało być o zarządzaniu sobą w czasie. Jest trochę, trochę jest, a jak widzisz, to bardziej ta moja wypowiedź idzie w kierunku zarządzania swoją energią, nie? Więc to się trochę, trochę zmieniła ta moja perspektywa z ostatnich lat. To, że jestem wdzięczny za to, że mam, nie wiem, wodę w kranie, czy mam co jeść, to są takie rzeczy, które ze mną tak specjalnie nie rezonowały, wypisywałem je, chciałem doceniać te rzeczy codzienne, ale trochę sobie to zmieniłem. I teraz widzę, że dużo fajniej jest, jeśli mówię sobie albo na siłę wyszukuję, co ja lubię w tym, co robię, co ja lubię w swojej firmie, co ja lubię w sytuacjach, które sytuacje dzisiaj doceniam, co cieszę się, że się dzisiaj wydarzyło. Bo bardzo często, jak prowadzisz firmę, jednak wiąże się z tym odpowiedzialność. No raczej klienci częściej informują cię, że coś jest nie tak, a nie, że coś jest tak. Czyli jak jest wszystko dobrze, to często jest tak, że klienci się jednak nie odzywają i jednak samemu wtedy trzeba pytać tych klientów, czy wszystko jest okej, no i wtedy jak już dwudziesty, trzydziesty klient ocenia współpracę na pięć na pięć, tak jak my mamy jakieś badania satysfakcji, my to bardziej nazywamy follow-upem comiesięcznym, czy co półtora miesiąca, to wtedy jeśli widzisz, że jednak tych dziewięćdziesiąt procent, czy dziewięćdziesiąt parę procent klientów ocenia współpracę pięć na pięć, no to jednak daje taki trochę miód na serce, nie? To jest takie przyjemne. Natomiast na co dzień jednak spotykasz się z tymi pięcioma procentami klientów, którzy coś chcą zmienić, którym coś nie pasuje, którzy się nie odzywają, albo którym coś zmienia się po prostu w firmie i na przykład zwolnił się handlowiec, który obsługiwał leady, które klientowi dostarczyliśmy i masz więcej właśnie takich niespodziewanych sytuacji, takich rzeczy, które trzeba gasić, które są nieplanowane, może być tak, że to po prostu może drenować z energii. Takie przypominanie sobie, co lubisz w tym, co robisz, dlaczego lubisz to, co robisz, dlaczego nagrywam ten film na kanał na YouTubie, co ja chcę, żeby ten kanał mi dał w perspektywie kilku lat, to jest coś, co daje mi bardzo dużą energię i to jest coś, o czym myślę, że w ogóle warto pamiętać, jak cokolwiek robisz. Ja pamiętam jeszcze wypowiedź jednego z top osób takich pod kątem rozpoznawalności w branży mojej, to osoba, która tę firmę też prowadzi już dość długo, stwierdziła, jak ktoś ją zapytał, czy nie ma czasami takiej ochoty zamknąć firmy i w ogóle jakby wyrzucić tego wszystkiego w cholerę, to ona mówi, no tak, ze dwa razy w tygodniu, ale się potem opamiętuje. Nie, aż tak nie mam, ale po prostu czasami rzeczywiście takie sytuacje bywają. Jeśli masz tego typu sytuacje, no myślę, że w ogóle w oddzielnym odcinku będę jeszcze o tym mówił, bo to zarządzanie swoją energią jest mega tematem. Tym bardziej jest mega tematem po pierwsze dzisiaj, tak, czyli w świecie, kiedy jest wojna, kiedy są jakieś kryzysy, niepewności, kiedy to wszystko nas otacza, to potrzebujemy jednak mieć takie źródło energii. To, co kiedyś słusznie zauważyłem, że jeśli życie cię drenuje z energii, to potrzebujesz jednak czegoś takiego, co ci tę energię daje, bo twoje życie jest trochę jak konto bankowe. Konto bankowe, które można napełniać i można opróżniać. Jeśli konto jest opróżniane poprzez czytanie newsów, a nawet jeśli niespecjalnie koncentrujesz się na czytaniu newsów, to jednak one do ciebie przychodzą, jednak wiesz, co się dzieje ze wschodnią granicą, jednak wiesz, jakie tam rzeczy się dzieją na świecie i teraz jednak więcej osób to śledzi, myślę, niż kiedyś. Ja przed 2020 rokiem w ogóle nie czytałem mediów, w ogóle, jakby nie interesowała mnie polityka, geopolityka, nic z tych rzeczy. A z czasem rzeczywiście jednak zacząłem to śledzić bardziej, to nie jest na plus, nie? To jest coś, co drenuje z energii. W firmie jest dużo rzeczy, które drenują z energii. W związku z tym, aby była równowaga, potrzebujesz czegoś, co ci tę energię będzie dawało i coś, co będzie napełniało twoje emocjonalne konto energetyczne. Jako przedsiębiorców, jako menedżera, jako dyrektora, jako freelancera, jako osoby odpowiedzialnej po prostu za rozwój zespołu, odpowiedzialnej za cokolwiek, tak? Każdy z nas jest w życiu odpowiedzialny za cokolwiek, za coś. Ma tę odpowiedzialność i ta odpowiedzialność jednak tę energię wykorzystuje. Więc z drugiej strony napełnianie się energią poprzez hobby, poprzez spędzanie czasu z ludźmi, poprzez śpiewanie, myślenie, wyobrażanie sobie, spacery, patrzenie na wodę, na akwarium, czy ogniska w lecie, albo tysiąc innych rzeczy, które można sobie wymyślić i cały sport, to jest coś, co rzeczywiście jest dobrą przeciwwagą dla tego wszystkiego, co nam te konta emocjonalne opróżnia.

Czyli tak, jakby mówiłem też w ogóle o tym kalendarzu Google, tak? Czyli, że sobie zadania planuję w kontekście konkretnej godziny, czyli wiem, że coś mi zajmie na przykład dwie godziny. Ja mam taką tendencję do tego, żeby planować sobie rzeczy za dużo, tak? Planować sobie więcej rzeczy, niż jestem w stanie zrobić i nie jest to potem dla mnie takie łatwe, żeby sobie to zrealizować. Natomiast co pomaga mi zrealizować? Po pierwsze sobie zapisuję zadania na cały tydzień, liczę sobie, ile mam wolnych godzin w tygodniu. Okazuje się, że wolnych godzin w tygodniu poza wszystkimi umówionymi spotkaniami mam na przykład 20, bo reszta to są spotkania, daily, statusy, rozmowy, a także taki czas na rzeczy niespodziewane, które się mogą po prostu pojawić i wypisuję sobie zadania, które chcę sobie zrobić danego dnia. Wypisuję je na jednej stronie i potem do tych zadań zapisuję sobie czas, który mi to przewidywalnie zajmie. Raczej biorę taki czas z lekką górką, nie bez przesady, ale tak, żeby był to realny czas, a nie czas optymistyczny. Potem oznaczam sobie w ramach tych zadań priorytety. Priorytety ABCD. A to są priorytety oczywiście najwyższe, B to są priorytety średnie, C to są takie priorytety nice to have. W ogóle kiedyś nie było czegoś takiego jak priorytety w liczbie mnogiej, tylko priorytet był jeden. D to jest z kolei delegowanie, tak, czyli przekazywanie odpowiedzialności za pewne działania innym osobom, więc decyduję sobie, które z tych zadań mogę przekazać innym albo zrobić wspólnie z innymi. I teraz tak, ważna zasada jest taka, żeby nie dawać sobie wszędzie tych priorytetów A. No bo logiczne byłoby, że C jest niskim priorytetem, niską ważnością zadania. To po co sobie w ogóle wpisywać zadania C? To ja nie będę oznaczał sobie zadań pod tytułem C, bo C to w ogóle nie ma sensu ich zapisywać. Ja robię to tak, że zadań A musi być mniej niż zadań B, a zadań B musi być mniej niż zadań C. Czyli siłą rzeczy musisz w jakiś sposób sobie posegregować to według priorytetu, bo i tak się nie da wszystkich zadań wykonać w tym samym momencie. To nie znaczy, że inne zadania są mniej ważne, tylko to znaczy, że zrobisz je później. Alternatywnym rozwiązaniem jest to, że jeśli masz na przykład 10 zadań, to sobie je numerujesz od końca. Czyli na przykład, co jest najmniej istotne albo co najbardziej mogę odłożyć w czasie i będzie miało najmniejszy wpływ na efekt. Czyli dziesiątka, potem dajesz dziewiątkę, potem dajesz ósemkę, czyli nie może być dwóch ósemek, nie może być dwóch jedynek, nie może być dwóch dziesiątek. I sobie tak numerujesz od końca, idziesz do początku i wtedy widzisz, które zadanie jest do zrobienia, w jakim czasie. Wiesz, że dopiero jak zrobisz zadanie A, sięgasz po zadanie, czy zadanie pierwsze i sięgasz po zadanie drugie. To, co czasami pomaga, jeśli masz zadań więcej, to ja sobie jeszcze wykorzystuję do tego kolory markerów i zaznaczam innym kolorem. Zadania operacyjne, zadania sprzedażowe, działania marketingowe i zadania związane z cash flow. Jakby to są takie cztery obszary, po to, żeby widzieć, ile tych zadań jest. I wtedy na przykład może się okazać, że widzisz, że danego koloru jest za mało, że na przykład jest, w ogóle nie ma koloru odpowiedzialnego za marketing, albo w ogóle nie ma koloru odpowiedzialnego za sprzedaż, albo w ogóle nie ma koloru odpowiedzialnego za operację. Być może po prostu te obszary przekazałeś odpowiednim osobom w firmie i to jest po prostu ok, że nie ma jakby tych obszarów u ciebie, więc to też może być ok, ale chodzi jednak o to, żeby te obszary, które są w twojej gestii, żeby zobaczyć, czy one wizualnie, czy one rzeczywiście występują.

Wspominałem, że to biuro, to mi się cały czas sprawdza, więc szczególnie myślę, że osoby z ADHD potrzebują biura, potrzebują jednak przychodzić sobie do jakiegoś miejsca, chyba, że po prostu tak mają zrobioną przestrzeń. Ja na przykład jeszcze w pandemii tak sobie radziłem, jak nie można było specjalnie wychodzić do biura, że nawet w domu, jak pracowałem zdalnie, ubierałem się w pełni, wtedy jeszcze w garnitur, pantofle, tak jakbym szedł do biura, bo wtedy już miałem takie poczucie, że jak wchodziłem w dany ubiór, no to trochę jakby wchodziłem w rolę. To jest trochę jak taka, jak zbroja dla rycerza, czy jak kostium Spidermana. Jak wkładam ubiór roboczy, no to wtedy wchodzę w pewną rolę i wiem, że będę się zajmował tym tematem, bo samo ubranie się w odpowiedni sposób do sytuacji jest już pewną decyzją, która kształtuje ci dzień. A na przykład wyjście do biura to nie jest tylko wyjście do biura, ale to jest po pierwsze to, że jesteś w otoczeniu ludzi innych, którzy pracują w tym coworkingu, więc głupio jest ci nie pracować. Po drugie, samo wyjście to jest też taka decyzja, że okej, to ja będę pracował, będę efektywny, będę coś robił. To jest też coś, co dużo zmienia.

Co do przeglądania poczty. Przeglądanie poczty to jest coś, czego najbardziej nie lubię. W związku z tym ten obszar przekazałem tutaj innej osobie w firmie, która sprawdza moją imienną skrzynkę pocztową. Ja też do niej zaglądam po kilka razy dziennie. Natomiast ja już nie zeruję tej skrzynki. Odpowiadam tylko na te wiadomości, na które ja mogę tylko odpowiedzieć. Natomiast na wszystkie pozostałe wiadomości już odpowiada albo segreguje pozostała osoba, która najczęściej przekazuje te zadania dalej, te wiadomości dalej. Tym bardziej, że takich 99% wiadomości, które dostaję, to są wiadomości, którymi po pierwsze nie muszę się zająć ja, dlatego, że są do tego członkowie zespołu, czyli to najczęściej to będą jakieś zadania czy jakieś wiadomości, które klient wysyła do mnie, ale tak naprawdę mogę je przekazać do członka zespołu i członek zespołu się tym zajmie. Po drugie, często to będą też zadania, które jakby no nie wymagają ode mnie reakcji, tylko mogę właśnie to przekazać na przykład do osoby zajmującej się administracją albo osoba zajmująca się administracją zajmuje się tym samodzielnie i sama sobie to przypisuje. Jednak tak jak wspominałem, ja nie mam takich zadań typowo operacyjnych, że muszę coś zrobić, bo inaczej projekt nie będzie wykonany dla klienta, to się u nas nie dzieje.

Podsumowanie dnia. No właśnie, tak, to mi się sprawdza, tylko już zajmuje mi to mniej czasu i planowanie tygodnia to jest coś, co cały czas jednak lubię. Przy czym, to co kiedyś gdzieś usłyszałem, że na przykład w ADHD i przy osobach neuroróżnorodnych tak jest. Takich osób lub jeśli masz duży opór do realizowania zadań, które powinieneś, powinnaś zrobić lub które musisz zrobić lub które są tobie narzucone z zewnątrz. Trochę tak mam. Lepiej realizuję te zadania, które wynikają z inspiracji, z pomysłu, z kreatywności, które są zadaniami jednorazowymi, a nie zadaniami rutynowymi. Takie działania idą mi dużo łatwiej i dużo lepiej. Myślę, że one też powodują, że mój czas jest efektywniej wykorzystywany. I to, co mi zapadło w pamięć, to jest właśnie ta koncepcja, w której nie mam listy „to do”, tylko listę „ta dam”. Albo listę „ta da”, tak? Czyli zadania, które zrobiłem i czym się mogę pochwalić, co było fajne danego dnia, co było, no dłużej mam tego słowa „fajne”, kiedy go strasznie nie lubiłem, ale potem jakoś weszło w krew. W każdym razie unikam nazywania zadań, że to są zadania do zrobienia, że to są zadania, które trzeba zrobić. Unikam myślenia o tym w taki sposób. Raczej myślę o tym z perspektywy, co ciekawego dzisiaj chciałbym zrobić. Moja lista „to do” nazywa się, co zrobię dzisiaj ciekawego.

Mówiłem o tym, że zadania i decyzje na ich temat podejmuję na podstawie ważności i pilności, czyli to by podpowiadało, żeby robić tablicę Eisenhowera. Ja jej nie robię. Raczej dość intuicyjnie wiem, co jest po prostu dla mnie ważne i wszystkie zadania pilne lub takie, które są operacyjne przekazuję zespołowi.

Budowanie silników i lejków marketingowych dla firm B2B, produkcyjnych i sklepów e-commerce to moja pasja. Uwielbiam wraz z moim zespołem optymalizować działania marketingowe. Dzięki temu, że rozwinęliśmy umiejętności analityczne, często jesteśmy w stanie dostrzec ukryte możliwości zwiększenia efektów z kampanii reklamowej lub pozycjonowania. Jeśli chcesz zorientować się, gdzie w Twoim biznesie znajdują się ukryte możliwości jego wzrostu, to wejdź na stronę skorace.com do zakładki kontakt i wyślij do nas swoje zapytanie. Odpowiemy niezwłocznie i umówimy bezpłatną konsultację, podczas której wskażemy Ci, gdzie znajdują się nisko wiszące owoce w Twoim biznesie i szybkie wygrane. A także porozmawiamy o bardziej długoterminowej strategii. A teraz wracam i kontynuuję ten odcinek.

To, co nam się bardzo dobrze sprawdza, to jest nagrywanie spotkań. Dużo sobie rzeczy nagrywam. Nagrałem też jeszcze w ogóle oddzielny odcinek na ten temat, jak chodzę korytarzem zadyszanego coworkingu i opowiadam o tym, w jaki sposób nagrywając swoje wypowiedzi realizuję zadania mówiąc, a nie pisząc. I to się całkiem dobrze mi sprawdza. To znaczy, jeśli mamy jakieś zadania, spotkania w zespole, my to nagrywamy, wyciągamy z tego wnioski, te rzeczy wgrywamy do Chat GPT i na tej podstawie on tworzy nam jakieś zadania, wnioski, checklisty, rzeczy do zrobienia. To jest całkiem dobre rozwiązanie. Ja mam kilka takich projektów w Chat GPT. Jednym z nich to jest, co zrobi Alex. Alex jest taką wirtualną postacią, która pozjadała wszystkie rozumy dotyczące biznesu, wie różne rzeczy na temat mojej firmy, powgrywałem jej dużo istotnych danych na temat mojego biznesu, wgrałem jej oferty, umowy, notatki ze spotkań konsultacyjnych, notatki z jakichś spotkań strategicznych, wewnętrznych, bardzo, bardzo dużo różnych rzeczy. Też wgrałem jej e-booki najcenniejszych osób, czy najciekawszych osób, które cenię w życiu i rady od tych osób, a także nawet transkrypcję wywiadów z osobami, które w jakiś sposób mnie inspirują i z których zdaniem się liczę. Mając jakby dostęp do tego wszystkiego, stworzyłem odpowiednią instrukcję, w jaki sposób ten chat ma postępować i ten chat jest trochę takim moim zewnętrznym mózgiem. On pomógł mi poprzez ten Deep Research stworzyć plan długoterminowy dla firmy, pomaga mi też wybierać zadania. Jeśli chcę coś z kimś skonsultować, konsultuję to właśnie z tym chatem GPT, który jest osadzony w tym kontekście i jest w stanie podejmować decyzje bardziej racjonalnie niż emocjonalnie i chat nie jest przytłoczony tym, że ma zbyt dużo wyborów do dokonania. Człowiek może być przytłoczony, czyli pamiętam, jak miałem zadań wpisanych w tych systemach elektronicznych ponad 100 czy kilkaset, bo niestety systemy elektroniczne typu ClickUp, Asana czy wszystkie inne powodują, że masz praktycznie nieograniczoną liczbę zadań, które możesz tam sobie przypisać, a raczej pomysłów jest zawsze więcej niż możliwość ich wykonania, więc po latach te zadania, one rosną w kolejce i samo przejrzenie ich, żeby wybrać te, które są najważniejsze, po prostu ja na przykład w tym tonąłem i to mi zabierało takie racjonalne podejście do tematu, natomiast chata nie będzie to przytłaczać, dobrze mi się sprawdza, żeby do tego chata nagrać swoje wypowiedzi, swoje wątpliwości, różne pytania, pogadać 15 minut, godzinę, czy ile potrzebuję, zrobić jego transkrypcję, wrzucić tę transkrypcję też do materiałów i on mi na tej podstawie też wyciąga jakieś wnioski. W związku z tym mamy taką pogłębioną analizę firmy na kilkadziesiąt stron wraz z propozycją działań, ich priorytetami, rozłożeniem tego w czasie, więc do takich rzeczy to się sprawdza.

Drugim zadaniem, do czego wykorzystuję Chat GPT to są sesje coachingowe, projekt, do którego wrzuciłem wszystkie swoje cenne informacje dotyczące jakichś dawnych sesji coachingowych, jakieś notatki, jakieś dzienniki, jakieś notatki takie bardziej związane z mindsetem, psychiką i tymi wszystkimi rzeczami, testy psychologiczne, też opowiadałem mu o różnych rzeczach i on ma bardziej mój ten profil psychologiczny. W związku z tym jestem w stanie w tym momencie konsultować swoje rzeczy, swoje tematy, raz z takim wirtualnym konsultantem biznesowym, a dwa z coachem AI-owym i to powoduje, że mam dwa różne punkty widzenia, z których sobie mogę coś wyciągnąć. A jeśli nie wiem, co mogę zrobić danego dnia, to jest też rozwiązanie, ten Alex lub ta Alexa, tak, która mi podpowie pewne rozwiązania i zadania priorytetowe na dany dzień. Tu w tym aspekcie to się dużo zmieniło.

Oczywiście, że my robimy statusy, a na przykład mówiłem kiedyś o tym, czy na początku tego nagrania, że robimy raz w tygodniu status całego zespołu? Nie. Robimy już teraz statusy dzienne 15-minutowe i robimy status z każdą osobą oddzielnie, czyli raz w tygodniu robimy status z każdą osobą, gdzie dokładnie omawiamy projekty każdej, każdego członka zespołu i to rzeczywiście nam się sprawdza, bo jeśli staraliśmy się kilkadziesiąt projektów omawiać na raz, no to zawsze byłoby to nie omówione do końca, nie omówione dokładnie. Nam takie omówienie raz w tygodniu zajmuje około 7 godzin, żeby menedżer z każdym członkiem zespołu przegadał wszystkie projekty, przeszedł po notatkach z ostatniego tygodnia, zajmuje to więcej czasu, żaden status nie mógłby trwać 7 godzin, dlatego po prostu my mamy te spotkania tam po kilkadziesiąt minut, z każdą osobą oddzielnie.

W piątek rano po przejrzeniu poczty robię podsumowanie, planowanie tygodnia, to się sprawdza, to co kiedyś robiłem, czego już nie robię, ale to jest, bo to jest coś, co wymaga bardzo dużo dyscypliny, ale jeśli byś miał tę dyscyplinę, miała tę dyscyplinę i może być, że ci się by to sprawdzało, to jest taki plan długoterminowy, czyli na kilka lat, na przykład na 5 lat, gdzie chcę być za 5 lat, jeśli wiesz, gdzie chcesz być za 5 lat, to okej, co muszę zrobić w każdym roku, żeby to osiągnąć, potem plan na najbliższy rok, priorytet na najbliższy rok, na przykład to będzie rok automatyzacji, albo to będzie rok sprzedaży, albo to będzie rok marketingu, albo to będzie rok budowania marki osobistej, czegokolwiek. Wiadomo, że nie robisz tylko tego przez cały rok, ale wiesz, że to jest dla ciebie najważniejsze, że na przykład to jest albo rok skalowania, albo to jest rok doskonałości operacyjnej.

Ten rok, na przykład tej doskonałości operacyjnej, dzielisz sobie na kwartały i ustawiasz sobie cel na każdy kwartał. Nie rozpisujesz sobie zadań 50 na każdy kwartał, tylko rozpisujesz sobie, że to będzie kwartał tego, to będzie kwartał tamtego. i ten jeden najbliższy kwartał dzielisz sobie na miesiące, a ten jeden najbliższy miesiąc dzielisz sobie na cztery tygodnie i ustalasz sobie jeden, może dwa priorytety na każdy tydzień. Jeden priorytet na każdy z trzech najbliższych miesięcy i tak dalej. Więc od ogółu do szczegółu i tak co tydzień rozpisujesz sobie kolejny tydzień, raz w miesiącu rozpisujesz sobie kolejny miesiąc, raz na kwartał trzy miesiące, sobie aktualizujesz i tak dalej. To robiłem i to mi się sprawdzało w tym rozumieniu, że jeśli już do tego rzeczywiście przysiadłem, to miałem dość ograniczoną liczbę zadań na dany miesiąc, czyli miałem na przykład 30 zadań, rzeczy, które chcę w tym danym miesiącu ruszyć do przodu. Więc nie musiałem się zastanowić nad stoma rzeczami, nie musiałem się zastanowić nad tysiącem rzeczy, nad wszystkim, co do mnie przyjdzie.

Raczej właśnie myślałem o tych rzeczach najpilniejszych, najważniejszych i nie musiałem codziennie podejmować decyzji, czym się zajmę w tym miesiącu, czym się zajmę dzisiaj, co mam dzisiaj zrobić, bo te decyzje były dużo łatwiejsze do wykonania, więc to polecam, przy czym zaznaczam, że ja tego nie utrzymałem, bo mi to zajmowało za dużo czasu, aczkolwiek mi to zajmowało dużo czasu po prostu dlatego, że jestem bardzo szczegółowy i mi takie planowanie najbliższego kwartału, nawet zajmowało powiedzmy 6 -8 godzin. Na początku potem to schodziło do 4 -6 godzin, ale jednak to jest bardzo dużo czasu. Natomiast podejrzewam, że dałoby się to zrobić w dwie godziny, pracując z czatem GPT lub innymi rozwiązaniami AI, które by cię wspomagały w podejmowaniu decyzji. I tak, to jest, jak teraz o tym myślę, to jest coś, co pewnie warto byłoby jeszcze coś, co jeszcze sobie sprawdzę. Teraz jeszcze opowiem o tym zarządzaniu poczczą.

Tam praktycznie nic, jeśli chodzi o zarządzanie poczczą, tam się nie zmieniło, poza jedną rzeczą. W ramach zarządzania poczczą bardzo często używam opcji snooze, czyli opcji odłóż później. Takiej opcji wcześniej nie było, te 4 lata temu. I rzeczywiście każda wiadomość, która wymaga odpowiedzi i gdzie w moim interesie jest, żeby ktoś mi odpowiedział, taką wiadomość sobie odkładam na później, w związku z tym taka wiadomość mi wraca na skrzynkę. Kiedyś robiłem po prostu tak, także to wrzuciłem do zakładki, czekam na odpowiedź i po prostu przeglądałem ją na przykład raz w tygodniu. Natomiast w tym momencie jednak ta wiadomość sama mi wpada i dzięki temu nie muszę pilnować, czy ktoś mi na coś odpowiedział, bo to się pilnuje samo.

Czat. O tym chyba nie pisałem, ale rzeczywiście teraz korzystamy z Teamsa. To nam bardzo usprawnia komunikację, bo zawsze do tej komunikacji można wrócić, więc tematy nie gubią się. Tak jak coś byś komuś powiedział, rzucił przez ramię, ta osoba zrozumiała albo nie zrozumiała, albo nie zapomniała zapisać sobie. Na czacie jednak jest tak, że każdy sobie to odczyta wtedy, kiedy będzie mógł. Można sobie czat wyłączyć. To, co mi się też bardzo sprawdza, to są głosówki. dążę już od dłuższego czasu do tego, żeby raczej wyłączać się z telefonów wewnętrznych w firmie, a raczej zamieniać się na głosówki.

Czyli, że jeśli chcę o czymś powiedzieć, nagrywam wiadomość głosową komuś. Jeśli nie muszę mieć odpowiedzi tu i teraz, tylko może ona poczekać, nie wiem, pół godziny, godzinę, kilka godzin, wysyłam tę wiadomość głosową i tyle, nie? I zapominam. Nie muszę danej osobie przerywać zadania, a z drugiej strony dana osoba nie musi mi przerywać zadania, bo takie przerywanie zadań to bardzo utrudnia pracę. Możesz się spotkać z tym, że czasami na przykład po godzinie 17, jak pracujesz, w 3 godziny jesteś w stanie zrobić więcej pracy niż w ciągu całego dnia 8 godzin.

Powiedzmy sobie szczerze, taka sytuacja jest chora. Więc to nie powinno tak być, że w 3 godziny jesteś w stanie zrobić więcej niż w 8 godzin, dlatego, że w ciągu dnia ktoś do ciebie napisze, ktoś do ciebie zadzwoni. Raczej ja jestem zwolennikiem tego i u mnie osoby zespolem mają taką możliwość nie bycia cały czas na zielonym, wyłączania tego czata na jakiś czas, włączania sobie odpowiednio na później. Jeśli rzeczywiście jest coś bardzo pilnego, co nie może czekać, to zadzwonimy. W większości sytuacji jednak wyślemy wiadomość i można sobie ustawić status, że po prostu do not disturb i nie ma mnie, tak? Nie ma jakichś powiadomień i sobie odczytam powiadomienia po jakimś czasie.

Też coś, czego jednak mi się do tej pory nie udało wdrożyć, bo po prostu ja o tym zapominam ciągle, ale coś, co wiem, że u bardzo wielu osób się sprawdza, no to jest ta technika Pomodoro i można ją zastosować na dwa sposoby. Pierwsze, Pomodoro można zastosować, że robię sobie tych na przykład 25 minut, pół godziny, godzinę pracy głębokiej, 5 -10 minut przerwy i tyle, ale też spotkałem się z tym, że robię 25 minut pracy albo głębokiej, albo telefonów sprzedażowych, albo czegokolwiek i potem robię sobie przerwę 5 -10 minut i sprawdzam na czacie, czy ktoś wysłał do mnie jakąś wiadomość.

Czy jest jakiś mail, który czeka na odpowiedź ode mnie, czy jest jakiś pilny temat, czy jest jakiś pożar. Jeśli nie, albo jeśli tak, to odpowiadam na to i potem daję sobie kolejne pół godziny lub kolejną godzinę na pracę głęboką, tak? Czyli te rozpraszajki, one są w konkretnych momentach, o których ja decyduję, a to nie jest tak, że ktoś do mnie zadzwoni. To, że masz tych 25 minut czy ileś czasu pracy głębokiej, to też powoduje, że w danym momencie się spinasz, żeby to wykonać. I do tego są ciekawe aplikacje na telefon, takie sadzanie drzewa, nie pamiętam, jak te aplikacje niestety się nazywają, pewnie jak piszesz Pomodoro, to na pewno coś znajdziesz. Czyli takie minutniki, które dzwonią do ciebie po ustalonym czasie i to drzewko ci kiełkuje, rośnie.

Można teoretycznie zwykłym alarmem zastąpić w telefonie, ale to jest jeszcze takie przyjemne od tej strony wizualnej. Wydaje mi się, że to są wszystkie rzeczy, którymi chciałem się z tobą podzielić. Ciekaw jestem twoich wniosków. Podsumowując, dbajmy o swoją energię, zastanawiajmy się, co nam daje energię, a co tej energii nas pozbawia. starajmy się, żeby tych rzeczy, które nas pozbawiają energii, żeby było ich jak najmniej, a jak najwięcej tych rzeczy, które energią zasilają nasze konto emocjonalne. Działania sobie rzeczywiście planujmy, bo to warto jest robić.

Rozpisujmy najlepiej na kartkach, a potem, jeśli już mamy to rozpisane na kartkach, to można to wprowadzać do jakiegoś systemu zarządzania zadaniami online, bo kartka ma ograniczoną swoją przestrzeń i na kartce nie jesteś w stanie zapisać tych rzeczy za dużo. Poza tym, samo wykreślenie zadań na kartce też daje już pewną satysfakcję, daje pewną dopaminę i powoduje, że cieszysz się tym, że coś zrobiłeś lub zrobiłaś. Więc z mojej strony to wszystko.

Powiedziałem ci, jak to robiłem kiedyś, powiedziałem ci, jak to robię dzisiaj. Podzieliłem się bardzo różnymi wnioskami, zarówno o tym, i dotyczącymi zarządzania moim czasem osobistym, jak i zarządzaniem współpracą z zespołem, jak i zarządzania swoją energią. Więc mam nadzieję, że wyciągniesz z tego cenne, ciekawe informacje i tyle chyba. Wszystkiego dobrego i cześć, Michał Toczyski.

(Transkrypcja automatyczna)