Jak zapobiegać pożarom w firmie i działać strategicznie?

Właśnie piję kolejną szklankę wody i słyszę śpiew ptaków pochodzący zza otwartego okna zielonego gabinetu, w którym mam okazję przebywać. W czasie, gdy wszyscy dookoła skarżą się na upały i spowolnienie w ich firmach, ja tę sytuację postanowiłem wykorzystać. Wakacje to doskonały czas dla przedsiębiorców i menedżerów, którzy chcą się odpowiedzialnie przygotować do dalszego rozwoju firmy.

Tak się dziwnie składa, że u mnie obroty rosną, a ilość korespondencji i czas poświęcony na tzw. bieżączkę się zmniejsza. Coraz lepiej się z tym czuję, ponieważ odkrywam powoli strategie i metodologie pozwalające na sprawniejsze zarządzanie projektami, zyskanie dodatkowego czasu i uzyskiwanie lepszych wyników niższym kosztem. Częścią z nich chcę się z Wami podzielić w tym wpisie.

Wielu przedsiębiorców działa na co dzień intuicyjnie, a przy tym chaotycznie. Nie wykorzystują nawet prostych sposobów do organizacji czasu. Skrzynka e-mailowa stanowi ich listę zadań „to do” i czas oraz energia przepływają im przez palce. Wiem, jak to potrafi sfrustrować, bo sam do tych ludzi się zaliczałem.

W momencie, gdy zacząłem profesjonalizować swój biznes zwiększyłem swoją efektywność, zyskałem czas i wewnętrzny spokój. Pomaga w tym myślenie systemowe, o którym pisałem już w blogu. Sedno sprawy z jednej strony wydaje się niezwykle proste. Z drugiej jednak aż dziwne, że tylko nieliczni w ten sposób postępują.

To właśnie nauka na błędach pozwala zapobiegać występowaniu pożarów w firmie.

W jaki sposób to wdrożyć?

Każdego dnia zapisuj w zeszycie odpowiedzi na niniejsze dwa istotne pytania:

1. gdybym miał przeżyć ten dzień jeszcze raz, to czego bym nie zrobił?
2. gdybym miał przeżyć ten dzień jeszcze raz, to co bym zrobił inaczej?

Działając w ten sposób zmieniamy naszą mentalność, ponieważ błędy i porażki zaczynamy postrzegać jako zbieranie doświadczeń. Mało kto stawia sobie te pytania. Ich brak skutkuje powielaniem klęsk i mnożeniem problemów. Wtedy zarządzający firmami stają się zabiegani, co jednak nie przekłada się na wyniki przedsiębiorstw.

Aby dziś wyprzedzić konkurencję nie wystarczy tworzyć wysoką jakość. Tylko ciągły rozwój i parcie do przodu daje nam trwałą przewagę.

Znasz pewnie liderów, którzy zawsze wiedzą, co należy robić. Gdy któryś z podwładnych ma problem, wtedy idzie do szefa zapytać o radę. Kiedy coś idzie nie tak, jak powinno, wszystkie oczy patrzą na przywódcę. To podejście wydaje mi się tak samo naturalne, jak przestarzałe i niewystarczające w szybko zmieniającym się świecie.

Dziś gospodarcze wyścigi wygrywają całe zespoły, a nie jednostki. Opieranie działania firmy na jednej osobie wydaje się zarówno ryzykowne, jak i ograniczające. W którymś momencie pojawi się sufit, bo taki menedżer zajęty gaszeniem pożarów nie ma czasu się rozwijać. Miota się z natłokiem drobnych zadań zamiast iść na przód.

Dobry lider pomaga członkom zespołu samemu podejmować decyzje. Coraz częściej spotykam się z delegowaniem odpowiedzialności. Dzięki temu nawet niektóre kolosy rynkowe przestają być skostniałe. Era nakazywania ludziom bezmyślnego wykonywania czynności powoli się kończy.

Dziś dobry menedżer pyta podwładnego: „rozumiem, masz problem – i co chcesz z tym zrobić?”. Uczy samodzielności i kreatywnego myślenia. Ryzykuje, że samodzielnie pracownik nie zrobi wszystkiego idealnie – lecz dzięki temu szybciej się uczy, a efektywność organizacji wzrasta.

Kiedy w firmie pojawia się problem, to znaczy, że wystąpił błąd. Problem wtedy należy rozwiązać, a później przeanalizować sytuację i poznać przyczynę jego wystąpienia. Następnie przygotowujemy proces zapobiegający powtórzeniu błędu. To sedno budowania organizacji uczącej się.

Gromadząc wiedzę sprawiasz, że Ty i Twoi ludzie stajecie się bardziej kompetentni. Co więcej, wdrażanie kolejnych osób do firmy będzie szybsze i prostsze. W końcu z tych zebranych doświadczeń jesteś w stanie szybko opracować wartościowy materiał szkoleniowy. Kiedy Twoi pracownicy potrzebują informacji, zaglądają do systemu w poszukiwaniu wskazówek. Tym się właśnie różni metodyka zarządzania przez proces od zarządzania przez cele.

W metodyce zarządzania przez cele podwładni mają osiągnąć określone rezultaty – nie ważne, jakimi metodami. Dajemy im wolną rękę i zasady, których nie wolno przekraczać. Ale to za mało. Co z tego, że pan Kaziu zrobi określony wynik, a pani Asia wyniku nie zrobi, jeśli nie wiemy, co doprowadziło pana Kazia do sukcesu, a pani Asi nie?

Dlatego zarządzając przez proces przykładamy wagę do ścieżki, którą podążają współpracownicy i obserwujemy, jakie ona daje rezultaty. Dopiero w tym momencie, kiedy masz kontrolę i widzisz, co się sprawdza, a co nie, możesz przejść do zwiększania realnych wyników. Często cele określa się bez żadnej podstawy i stanowią one pobożne życzenia. Zarządzając procesowo zdobywasz wiedzę o tym, jak dany cel osiągnąć, ponieważ znasz poszczególne ścieżki i wiesz, do jakich rezultatów one prowadzą.

Gdy w firmie pojawia się zagadnienie, z którym się nie spotkałeś, to uporaj się z nim, a następnie opisz je i zachowaj notatkę. Dotyczy to nawet takich prostych rzeczy, jak przygotowanie szablonów e-maili. Pozwoli Ci to zautomatyzować część powtarzającej się korespondencji i utrzymać ją na wysokim poziomie.

Podsumowując: aby budować efektywny, kreatywny zespół, menedżer powinien zadawać otwarte pytania współpracownikom i zachęcać do samodzielnego rozwiązywania problemów. Niech ludzie przestaną obawiać się popełnienia błędu – niech obawiają się jego powtórzenia. Zapisując możliwe rozwiązania oraz instrukcje i procesy na przyszłość ułatwiamy wymianę wiedzy i budujemy organizację uczącą się, której wartość i poziom obsługi klientów oraz wykonywania działalności stale się podwyższa. Zadawajmy sobie pytania: „co bym zrobił inaczej?” oraz „czego bym nie zrobił?” – pozwoli to czerpać korzyści z naszych doświadczeń.

Informacja o szkoleniu ze sprzedaży: mam okazję Was serdecznie zaprosić na szkolenie z prowadzenia rozmowy handlowej, które poprowadzi we wtorek 17 lipca, 17:30 Witold Anusz. Jako uczestnicy dowiecie się, w jaki sposób nawiązać lepszy kontakt z potencjalnym klientem, przekonać go do siebie i swoich produktów oraz usług. Zdobędziecie kompetencje zadawania właściwych pytań swojemu rozmówcy, które skłonią go do wzięcia pod uwagę Waszej oferty.

Witold Anusz jest trenerem sprzedaży z 20-letnim doświadczeniem. Uczył handlowców największych polskich i zagranicznych firm. Obecnie buduje dział sprzedaży i zarządza nim. Warto przyjść. Mogę zaprosić kilka osób przez swojego bloga na to sponsorowane szkolenie.

Czas i miejsce: Nowoursynowska 161i, Warszawa, budynek Ikar. Wtorek 17 lipca, 17:30.